SO SPEICHERN UND ORGANISIEREN SIE WICHTIGE DOKUMENTE ZU HAUSE

Selbst der unordentlichste und überfüllteste Aktenschrank mit persönlichen Dokumenten kann zur Einreichung gerungen werden – Sie brauchen nur etwas Zeit, Geduld und eine solide Papierspeicherstrategie. Egal, ob Sie frisch aus der Schule kommen und zum ersten Mal erwachsen werden oder in einem Haus voller Kinder leben, jedes mit seinen eigenen wichtigen persönlichen Dokumenten, Sie brauchen ein lebenslanges Papieraufbewahrungssystem, das Ihnen hilft, alles von Versicherungsansprüchen bis hin zu Kreditkartenabrechnungen. So machen Sie das Auffinden und Ablegen wichtiger Dokumente zu Hause so einfach wie möglich.

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1. Stapel anordnen

Sortieren Sie zunächst Ihren Papierkram in Kategorien (Haushalt, Schule, Haustiere). Vernichten Sie veraltete oder nicht mehr benötigte Dokumente, die personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Adresse und insbesondere Ihre Sozialversicherungs- oder Kreditkartennummer enthalten. Weniger sensible Dokumente können einfach recycelt werden.

2. Einfach sortieren

Erstellen Sie Etiketten mit den großen Kategorien, die zuerst aufgeführt werden, gefolgt von engeren Beschreibungen (Medizin: Julie oder Steuern: 2017). Verwenden Sie Manila-Ordner mit allen rechten oder linken Registerkarten – sie lassen sich schneller durchblättern als Registerkarten mit verschiedenen Positionen – und alphabetisieren Sie.

3. Größe angemessen Size

Bestimmen Sie, wie viel Speicherplatz Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise die meisten Ihrer Akten digital pflegen, verwenden Sie keinen großen Aktenschrank. Es ist eine Platzverschwendung, und Sie könnten versucht sein, es mit nicht benötigten Dateien oder Gegenständen zu füllen, die nicht in einen Aktenschrank gehören. Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Desktop-Dateibox.

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4. Berücksichtigen Sie die Häufigkeit

Abgelegene Lagerplätze (denken Sie an hohe Regale in weniger genutzten Schränken) sind perfekte Orte, um Dateien wie Steuererklärungen und Kontoauszüge zu archivieren. Reservieren Sie leicht zugängliche Orte für Artikel, die Sie regelmäßig benötigen, z. B. Schulformulare und Rezepte.

5. Erstellen Sie einen Landeplatz

Richten Sie in einem stark frequentierten Bereich wie der Küche eine tägliche Abgabezone für eingehende Post und Papierkram ein. Wenn Sie nur einen einzigen Punkt festlegen, können Sie sich nicht im ganzen Haus sammeln. Ein Posteingang oder ein an der Wand befestigter Korb spart Platz und macht deutlich, wenn Artikel überfüllt sind und bearbeitet werden müssen. Filtern Sie Junk-Mail und Füllpapier heraus, bevor Sie der Drop-Zone etwas hinzufügen. Adressieren Sie die Gegenstände, die hier landen, mindestens zweimal pro Woche und archivieren oder recyceln Sie sie.

6. Halte es ordentlich

Führen Sie alle drei bis sechs Monate eine große Überprüfung Ihrer regelmäßig aufgerufenen Dateien durch. Nicht mehr relevante Dokumente archivieren oder vernichten. Steuererklärungen und Unterlagen zu Haushaltsreparaturen sind mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Bonus: Papierlos werden

Die digitale Organisation von Dokumenten stellt offensichtlich weniger Platzprobleme dar, und die Suchfunktion Ihres Computers kann Ihnen dabei helfen, genau das zu finden, wonach Sie suchen. Befolgen Sie die gleichen Richtlinien für digitale Etiketten wie für physische Etiketten. Sichern Sie Dateien auf einer externen Festplatte oder verwenden Sie einen Cloud-Speicherdienst wie Google Drive. Das Evernote scanbar App (kostenlos; ios ) hilft Ihnen, Papierdateien schnell in digitale umzuwandeln.