In der Arbeitswelt gibt es kaum mehr willkommene Akronyme als OOO. Abgesehen davon, dass Sie das Tor zu einem sorgenfreien Leben sind, ist das Angeben einer Abwesenheitsnachricht in Ihrer geschäftlichen E-Mail eine praktische Möglichkeit, Kollegen und Kunden mitzuteilen, dass Sie für eine bestimmte Menge von . schwer – wenn nicht sogar unerreichbar – zu erreichen sind Zeit. Es ist also nicht nötig, darüber nachzudenken (Sie schreiben hier keinen Roman), aber es spielt eine Rolle, was Sie einschließen.
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Es mag sich etwas umständlich und roboterhaft anfühlen, eine Abwesenheitsnachricht vorab zu schreiben, aber es ist notwendig und hilfreich für jeden, der versuchen könnte, ihn zu erreichen, während Sie Mai Tais am Strand schlürfen oder Machu Picchu wandern. (Außerdem hilft Ihnen das Festlegen einer Abwesenheitsnachricht, den Stecker zu ziehen und sich zu entspannen, wenn Sie Probleme haben, die Arbeit bei der Arbeit zu verlassen.) Hier erfahren Sie, was Sie in Ihrer automatischen Urlaubsantwort sagen (und was Sie nicht sagen sollten).
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1. Fügen Sie eine Begrüßung und eine Abmeldung hinzu.
Wie Sie eine OOO-Nachricht starten, hängt natürlich von Ihren persönlichen Vorlieben und Ihrer Arbeitsumgebung ab. Ein großes 'Hallo' ist zwar nicht unbedingt notwendig, aber man muss irgendwo anfangen, und es ist schön, eine menschliche Note hinzuzufügen. Wenn Sie direkt in Ich bin gerade nicht im Büro sind ... fühlt sich für Sie zu seltsam und distanziert an, erleichtern Sie sich mit einem einfachen Hallo, oder Danke für Ihre E-Mail.
Gleiches gilt für Ihre Unterschrift. Sie können gerne mit dem Datum Ihrer Rückkehr aufhören, aber wenn es sinnvoll ist, mit etwas wie 'Danke!', 'Beste (Ihr Name)' oder 'Ein schönes Wochenende' abzuschließen (oder einfügen) Urlaub hier)!', los geht's.
2. Geben Sie an, wie lange Sie unterwegs sein werden.
Erwähnen Sie Start- und Enddatum: Ich werde vom 3. bis 7. Juli reisen und keine E-Mails abrufen. Ich werde Ihre Nachricht so schnell wie möglich beantworten, wenn ich am 8. Juli wieder im Büro bin (vergessen Sie nicht, Ihre Urlaubsantwort bei Ihrer Rückkehr auszuschalten!).
3. Geben Sie an, ob Sie E-Mails abrufen möchten oder nicht.
Eine Abwesenheitsnachricht ist nicht nur hilfreich, wenn Sie völlig aus dem Netz gehen. Sie sind möglicherweise beruflich unterwegs oder arbeiten aus der Ferne, wodurch die Kommunikation sporadisch und die WLAN-Verbindung fraglich ist. Wenn Sie keine E-Mails abrufen oder beantworten, sagen Sie dies (siehe Beispiel oben). Ansonsten ist es hilfreich, eine Warnmeldung zu setzen, die Personen warnt, die aufgrund von Reise- oder Vor-Ort-Verpflichtungen nicht so zuverlässig erreichbar sind. Es geht darum, Erwartungen für diejenigen zu setzen, die versuchen, Sie zu erreichen. Beispiel: Vielen Dank für Ihren Hinweis! Ich werde bis zum 3. Juli zu einem Fotoshooting reisen und regelmäßig E-Mails abrufen/begrenzten Zugriff auf E-Mails haben und möglicherweise nur langsam antworten.
4. Geben Sie an, wie Sie (wenn überhaupt) zu erreichen sind.
Wenn Sie in irgendeiner Form verfügbar sein werden, beschreiben Sie, wie Sie sich genau mit uns in Verbindung setzen können. Zum Beispiel: Ich werde keine E-Mails checken, aber wenn Sie mich aus irgendeinem Grund erreichen müssen, kontaktieren Sie mich bitte auf meinem Handy ... Oder: Wenn dies zeitkritisch ist, senden Sie mir bitte eine erneute E-Mail am (Datum, an dem Sie return), also ganz oben in meinem Posteingang. Oder: Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an (Name einer Assistentin, eines Kollegen, eines Freelancers oder einer anderen verfügbaren Präsenz im Büro). Bevor Sie die Kontaktinformationen eines anderen Kollegen in Ihre OOO aufnehmen, klären Sie diese mit ihm ab – selbst wenn Sie sein Vorgesetzter sind, ist ein Heads-up immer noch eine nette Höflichkeit.
5. Vermeiden Sie unnötige persönliche Daten.
Wenn Sie sich im Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub befinden oder an diesem Wochenende (!) heiraten, ist das völlig in Ordnung – aber das ist ungefähr so weit, wie die persönliche Mitteilung in einer automatischen Antwort gehen muss. Denken Sie darüber nach, wie Sie auf die Abwesenheitsnachricht von jemandem reagieren könnten, in der viel zu viele persönliche Details erwähnt werden. Sie möchten, dass die Person auf der Empfängerseite a) weiß, ob Sie ihre E-Mail beantworten oder nicht und b) wann sie mit einer Antwort von Ihnen rechnen kann. Alles andere ist wahrscheinlich TMI, also halten Sie es einfach.
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