Vergessen Sie Zeitmanagement – ​​Aufmerksamkeitsmanagement ist der bessere Weg zur Produktivität

Es gibt einen Grund, warum Zeitmanagement für viele Menschen zu einem unerreichbaren und unzureichenden Ansatz zur Produktivitätssteigerung geworden ist. Vielleicht betrachten Sie ein schlechtes Zeitmanagement als Ihren schlimmsten Mangel, der Sie zu Hause und bei der Arbeit zurückhält. Aber warum sollte man von jemandem erwarten, dass er in der Lage ist, Zeit zu „managen“? Zeit ist ein unbestimmtes, autonomes Konstrukt und daher von Natur aus nicht handhabbar.

Wie oft hast du dir gesagt, dass du es tun würdest? mach dieses ding um 14.00 Uhr. Du fängst mit 2 an, das zu tun, aber eine dringendere E-Mail kommt durch – Sache ! – und Sie müssen es beantworten. Du bist dann fasziniert von deinem Posteingang voller anderer E-Mails ; können diese genauso gut beantworten, während dieses Fenster geöffnet ist. Eine E-Mail verlinkt auf einen Artikel, der Sie an einen anderen Artikel erinnert, den Ihr Freund Ihnen neulich geschickt hat und den Sie vergessen haben zu lesen. Du fängst an zu lesen und stellst fest, dass es bereits 2:28 ist, und du hast nur eine Stunde Zeit, um das Erste zu tun. (Cue die Angst und Selbstbeschimpfung.)

Sie können die Uhr nicht auf 14 Uhr zurückdrehen – oder die Zeit pausieren, während Sie die verlorenen 28 Minuten Arbeit nachholen. Was du können statt dessen neu zu formulieren, wie Ihrer Meinung nach Produktivität erreicht werden sollte. Anstatt zu versuchen (und zu scheitern), mit der Zeit Schritt zu halten, meistere deine Beachtung – die Fähigkeit zu wählen, wann und worauf Sie sich konzentrieren (oder nicht).

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Warum Zeitmanagement nicht mehr reicht

„Solange wir unseren Weg zur Produktivität in Bezug auf das Zeitmanagement formulieren, werden wir immer hinter der Achterkugel stehen“, sagt Maura Thomas , ein Produktivitätsexperte und Autor von Aufmerksamkeitsmanagement .

Laut Thomas gibt es zwei Hauptgründe, warum Zeitmanagement als Konzept für viele Menschen nicht passt. „Erstens, wenn wir von Zeitmanagement sprechen, erwecken wir die Illusion, dass wir tatsächlich die Kontrolle über die Zeit haben, obwohl wir tatsächlich keine haben – die Zeit schreitet voran, egal was Sie tun“, erklärt sie.

Zweitens: Wenn die meisten Leute daran denken, ihre Zeit zu managen, ist ihr erster Instinkt, einen Termin mit sich selbst zu vereinbaren (um 9:00 Uhr beende ich meine vierteljährliche Analyse; um 10:30 Uhr beginne ich, E-Mails zu beantworten). Das Problem, wie Thomas betont, ist, dass es einfach – am einfachsten – ist, eine Verabredung mit sich selbst zu brechen. Wer wird Sie aufhalten?

Zeit ist immer noch notwendig und wichtig, aber sie sollte nicht das einzige sein, an das Sie Ihr persönliches Produktivitätsgefühl ketten. Thomas empfiehlt, Ihren Kalender nur für Dinge zu verwenden, die einen „starken Bezug zur Zeit“ haben. Dies sind Ihre Termine mit anderen Menschen, Veranstaltungen, Fristen für Projekte fällig.

Andere Aufgaben, die technisch gesehen keine Frist haben, für die Sie nicht wirklich verantwortlich sind, haben ein schwächeres Verhältnis zur Zeit. Für diese Fälle könnten Sie natürlich planen, um 15 Uhr an etwas zu arbeiten, aber 'wenn Sie während dieses Zeitblocks nicht auch Ihre Aufmerksamkeit kontrollieren, ist es egal', sagt Thomas. 'Immer wenn dieser Zeitblock endet, wird die Aufgabe nicht erledigt, wenn Sie nicht auch Ihre Aufmerksamkeit verwalten.'

'Wenn Zeitmanagement bedeutet, Termine mit sich selbst in Ihrem Kalender zu vereinbaren, sind wir daran gescheitert, und wir sind immer daran gescheitert', sagt sie. 'Aber der Grund, warum wir jetzt daran scheitern, ist, dass wir so viele Ablenkungen haben.'

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Was bedeutet es, Ihre Aufmerksamkeit zu managen?

Durch ihre Forschung, ihr Schreiben und ihre Erfahrung im Unterrichten von Produktivität definiert Thomas Aufmerksamkeitsmanagement als 'eine Sammlung von Verhaltensweisen, die Ihnen die Möglichkeit geben, zu erkennen, wo sich Ihr Kopf befindet, und [die Fähigkeit], in den Gehirnzustand zu wechseln' im Moment relevanter.'

Aufmerksamkeitsmanagement ist nicht vollständig vom Konzept der Zeit oder des Zeitmanagements getrennt, da sie alle miteinander verbunden sind. (Wie Thomas zugibt, „reden wir in gewisser Weise über Semantik, aber die Worte, die wir verwenden, sind mächtig.“)

Als Konzept dient es jedoch dazu, Ihr Verständnis und Ihre Strategie für Wie du motivierst dich : Anstatt sich darauf zu konzentrieren, die Zeit zu kontrollieren, was niemand kontrollieren kann, können Sie sich darauf konzentrieren, die Kontrolle Ihrer Aufmerksamkeit zu üben – etwas, das sehr gut machbar ist (wenn auch mit Übung und Willenskraft). Einfach ausgedrückt, ist Thomas entschlossen, die Menschen daran zu erinnern, dass sie nicht hilflos sind, und sie zu befähigen, die Kontrolle über arbeitsreiche Tage zurückzugewinnen.

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Machen Sie sich mit Ihrer eigenen Fähigkeit zum Aufmerksamkeitsmanagement vertraut

Um Aufmerksamkeitsmanagement als Produktivitätsmethode zu verstehen, müssen wir zunächst verstehen, wie Aufmerksamkeit selbst funktioniert, sowohl allgemein als auch persönlich. Gehen wir zurück zu den von Thomas erwähnten „Gehirnzuständen“ oder den „vier Quadranten“ der Aufmerksamkeit, die wir zu jedem beliebigen Zeitpunkt des Tages einnehmen und zwischen denen wir uns bewegen.

Sie sagt: „Wenn wir die verschiedenen Gehirnzustände, in denen wir uns befinden könnten, grob kategorisieren – natürlich gibt es unendlich viele – aber nur in allgemeinen Eimern, sind sie: 1) Reaktiv und Abgelenkt, 2) Fokussiert und Achtsam, 3) Tagträumen oder Gedankenwanderung und 4) Fluss.'

1. Reaktiv und abgelenkt

Dies ist der Kopfraum, in dem die meisten Menschen den ganzen Tag verbringen, egal ob Sie zu Hause bleiben oder ein Unternehmensberater sind. In diesem Zustand sind Sie möglicherweise versuchen sich zu konzentrieren, aber Sie haben immer noch keine Kontrolle über Ihre Umgebung und sind Ablenkungen ausgeliefert: E-Mail-Benachrichtigungen, Slack-Pings, das Telefon klingelt, Sie möchten einen coolen Artikel lesen, jemand kommt an Ihrem Schreibtisch vorbei, um eine kurze Frage zu stellen, Hunger auf ein Snack oder ein Kind, das eine Aufgabe unterbricht während du zu Hause arbeitest .

„Wir wechseln von Ding zu Ding … und wir sind einfach Multitasking – oder genauer gesagt, Aufgabenwechsel – durch unseren Tag“, sagt Thomas. Sie können ein Projekt mit der Absicht beginnen, es durchzuziehen, aber eine Vielzahl von externen und internen Ablenkungen Versuchungen zu zögern halten Sie in einem reaktiven und abgelenkten Zustand, was wenig überraschend nicht der ideale Quadrant für das Aufmerksamkeitsmanagement ist, um optimale Produktivität zu erzielen.

2. Konzentriert und achtsam

„Dieser zweite Eimer ist sozusagen das genaue Gegenteil“, sagt Thomas. Das fokussierter und achtsamer Zustand ist eine, in der Sie sich aktiv konzentrieren. Sie bemühen sich, Ihre ganze Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe zu konzentrieren (Schreiben und Versenden eines langen E-Mail-Berichts) oder vielleicht eine gewisse Zeit und Konzentration auf eine Reihe von Aufgaben zu verwenden (sich die Zeit nehmen, mehrere E-Mails zu senden, die Sie gesendet haben). aus).

Wie auch immer, sagt Thomas, in diesem Quadranten „ergreifst du Schritte, um sicherzustellen, dass du nicht gestört wirst, du verdrängst aktiv andere Gedanken, die sich einschleichen, und du behältst deine Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum auf einer kognitiven Ebene“ Anspruchsvolle Aufgabe.'

Dies ist der offensichtlichste Freiraum, den Sie nutzen können, um Ihr produktivstes und effizientestes Selbst zu sein. Thomas Referenzen Cal Newport , Autor und außerordentlicher Professor für Informatik an der Georgetown University, der populär gemacht hat der Begriff „Deep Work“ um die Art der Arbeit zu beschreiben, die in diesem Zustand stattfindet.

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3. Tagträumen oder Gedankenwanderungen

„Hier lenken wir unsere Aufmerksamkeit nirgendwo hin, sondern wehren uns aktiv gegen Ablenkungen“, erklärt Thomas. 'Du lässt deine Gedanken schweifen und einfach Sein , und Sie sagen absichtlich 'Nein', wenn Sie Ihr Telefon herausnehmen, um eine SMS zu senden, den Fernseher einzuschalten oder sogar einen Podcast zu starten. Thomas bezeichnet dies als ruhige Momente oder „Zwischenmomente“, in denen Sie auf den Bus warten, in einem Café anstehen, um zu bestellen oder über einen Parkplatz zu gehen, um Ihr Auto zu holen.

Es mag harmlos, ja sogar schlau – produktiv! – erscheinen, diese Momente zwischendurch mit Aktivität oder Ablenkung zu füllen (warum nicht ein paar E-Mails während der Fahrt im Aufzug ausklopfen?) Aber es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden, denn während dieser kleinen Gedankenwanderungen passieren all die guten Dinge.

„Dieser Tagtraumzustand ist, wenn wir Einsichten haben, wenn wir Ideen bekommen und wenn unsere Kreativität wirklich zum Vorschein kommt“, sagt sie. „Man kann sich nicht befehlen, eine Einsicht zu haben, eine neue Idee zu haben oder ein Problem zu lösen. Es ist nur in diesen ruhigen Momenten, in denen solche Dinge passieren können. Wir sind irgendwie zu der Erkenntnis gekommen, dass wir nicht produktiv sind, wenn wir nicht tun, tun, tun. Aber in Wirklichkeit ist das genaue Gegenteil der Fall.'

4. Fluss

Und schließlich gibt es Flow, den tief fokussierten psychologischen Zustand, in dem Ihr Gehirn anders arbeitet als in jedem der anderen drei Quadranten. Dieses psychologische Konzept wurde erstmals von dem ungarischen Psychologen Mihály Csíkszentmihályi erkannt und benannt und beinhaltet ein müheloses Sich-Verlieren in der eigenen Aufgabe. „Wenn du im Flow bist, bedeutet das, dass der Teil deines Gehirns, der dich in Zeit und Raum erkennt (mir ist hungrig, mir ist kalt, das ist langweilig, ich frage mich, ob jemand meinen Instagram-Post mag) verschwindet ', sagt Thomas. „Sie sind voll und ganz in die anstehende Aufgabe eingetaucht; es ist die totale Aufnahme in das, was du tust.'

Mit anderen Worten, ohne es zu merken, befinden Sie sich in der Zone. Der perfekte mentale Ort für Produktivität, oder? Aber es gibt einen Haken: 'Man kann sich nicht selbst in den Flow befehlen', sagt Thomas und fügt hinzu, dass '[wenn] du über einen längeren Zeitraum im konzentrierten und achtsamen Kopfraum bleibst, kannst du Glück haben.' genug, um in Flow zu kippen.'

'Dies sind die vier Gehirnzustände, in die wir unsere Gehirnaktivität einteilen können, und Aufmerksamkeitsmanagement ist letztendlich die Fähigkeit, zu erkennen, in welchem ​​​​Sie sich befinden, und dann bewusst zu dem zu wechseln, der Ihnen im Moment am besten dient', sagt sie.

So managen Sie Ihre Aufmerksamkeit

Wenn der erste Schritt zur Beherrschung des Aufmerksamkeitsmanagements darin besteht, sich bewusst zu machen, wo sich Ihr Geist gerade befindet, besteht der zweite darin, zu erkennen, welcher Gehirnzustand für die vorliegende Aufgabe ideal ist – und sich dann absichtlich in diesen Gehirnzustand zu versetzen, um ihn zu erreichen getan.

Es ist fair zu sagen, dass „konzentriert und achtsam“ – nicht der häufigere „reaktive und abgelenkte“ Zustand – ein idealer mentaler Ort ist, um an einem arbeitsreichen Tag zu leben. Aber wie kommt man morgens als erstes dorthin, wenn man schläfrig und neblig ist? Oder gegen Mittag, wenn der Aufgabenstapel auf Ihrem Teller offiziell überwältigt ist? Oder gegen 15 Uhr. wenn Sie hungrig sind, Sie müde sind und Ihre Kollegen (oder Ihre Familie) stören? Sie nehmen die Kontrolle zurück.

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„Die Leute sagen mir, dass sie ihre Arbeit erledigen müssen, aber [sie können es nicht, weil] die Leute sie ständig unterbrechen. Menschen sind immer unterbrechen“, erklärt Thomas. 'Die einzige Möglichkeit, aufhören zu werden, unterbrochen zu werden, besteht darin, den Leuten zu sagen, dass sie dich für eine gewisse Zeit nicht mehr unterbrechen sollen.'

Wie Thomas es ausdrückt: Aufmerksamkeit ist das Gegenmittel gegen Ablenkung. Anstatt dich von Ablenkungen kontrollieren zu lassen, erkenne deine eigene Macht über sie an. 'Die beiden wichtigsten Techniken, um Ihre Aufmerksamkeit zu kontrollieren, sind die Kontrolle Ihrer Umgebung und Ihrer Technologie', sagt sie. So geht's.

Kontrollieren Sie Ihre Umgebung

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Signale zu erzeugen, die anderen mitteilen, die Sie versuchen, konzentriert zu bleiben. Es könnte ein wörtliches 'Bitte nicht stören'-Zeichen sein; es könnte auch sein, Kopfhörer aufzusetzen; wenn Sie ein Büro oder einen separaten Arbeitsbereich haben, könnte dies die Tür schließen; oder es könnte alles der oben genannten sein, wenn Sie es brauchen. „Was auch immer das Signal ist, machen Sie es deutlich – erwarten Sie nicht, dass die Leute wissen, dass Sie nicht stören, nur weil Sie Kopfhörer tragen. Du musst es ihnen sagen“, beharrt Thomas. „Wenn mein Notrufsignal aktiviert ist, bedeutet das, dass Sie mich nicht stören, es sei denn, es handelt sich wirklich um einen Notfall. Das ist ein Beispiel für die Kontrolle Ihrer Umgebung. '

Es ist nicht realistisch zu erwarten, dass Sie den ganzen Tag über ein „Nicht stören“-Signal erhalten, aber Thomas empfiehlt, sich abzuschalten, um sich beispielsweise 20 Minuten pro Stunde oder etwa 90 Minuten zweimal a tief zu konzentrieren Tag. „Häufigkeit und Dauer sind Ihnen überlassen und hängen von der Art Ihrer Arbeit ab oder davon, wie sehr Ihre Mitmenschen Sie brauchen“, sagt sie.

Steuern Sie Ihre Technologie

Sobald Sie eine ablenkungsfreie Umgebung geschaffen haben, ist es an der Zeit, die ultimative Ablenkung zu beseitigen: Ihr Gerät. Jedes Benachrichtigungsbanner, jede Zahl, jeder Punkt, jeder Ping, jede DM wurde entwickelt, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Sie machen das auch gut, aber Sie haben mehr Kontrolle, als Sie denken.

„Der zweite Schritt zur Kontrolle Ihrer Umgebung und Aufmerksamkeit besteht darin, Ihre E-Mails zu schließen oder in den Offline- oder Nicht-Stören-Modus zu wechseln“, rät Thomas. Ja, auch wenn die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, E-Mail ist.

'Wenn ich 50 [E-Mails] habe, die ich beantworten muss, kann ich das nur tun, wenn ich den Eingang neuer Nachrichten verhindere', sagt sie. 'Sonst komme ich nicht zu den bestehenden 50, weil ich die erste beantworte und dann kommt eine neue (und eine neue und eine neue).' Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit nur auf neue E-Mails nach dem Sie haben auf die vorhandenen Nachrichten geantwortet, die Sie beantworten wollten.

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Dann verstecken Sie Ihr Telefon – und „alles andere um Sie herum, das summt oder klingelt oder vibriert oder auf andere Weise Ihre Aufmerksamkeit erregt“, sagt Thomas. Legen Sie es auf „Bitte nicht stören“, stumm und verdeckt – oder noch besser, irgendwo außer Sichtweite. 'Studien zeigen, dass uns allein die Anwesenheit unseres Telefons ablenkt, selbst wenn es ausgeschaltet und mit dem Gesicht nach unten liegt.' (Keine Panik, Sie können Ihr Telefon und Ihre E-Mails sowie Google-Chats und Twitter und alles andere überprüfen, wenn Ihr festgelegter Fokuszeitraum abgelaufen ist.)

Wenn du jemand bist, der mag Hintergrundgeräusche , seien Sie vorsichtig, was Sie hören möchten. Sie könnten denken, ein Podcast, Das Büro Wiederholungen oder Rap-Musik hilft Ihnen, sich zu konzentrieren, aber es könnte das Gegenteil bewirken.

„Jeder ist anders, aber Studien zeigen, dass das im Allgemeinen sehr ablenkend ist. Am ablenkendsten ist der Klang der Stimmen anderer“, sagt Thomas. 'Wenn Sie wirklich Lärm wollen, machen Sie es laut: klassische Musik, Meereswellen, Grillen zirpen oder Feuer knistern.'

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Aufgaben aufteilen und Haltepunkte festlegen

Wenn Sie entscheiden, dass es an der Zeit ist, eine Aufgabe zu erledigen, und Sie potenzielle Unterbrechungen eliminiert haben, führen Sie diese Aufgabe aus, 'entweder bis sie fertig ist oder bis Sie den Haltepunkt erreicht haben, den Sie vor dem Start festgelegt haben'. Hier gehen Zeit und Aufmerksamkeit Hand in Hand.

Wenn es sich um eine große Aufgabe handelt, zerlegen Sie sie in erreichbare Teile, deren Erfüllung Ihre festgelegten Haltepunkte werden. Verfeinern Sie jeden mit Ihrer vollen Aufmerksamkeit, bis er fertig ist. Oder stellen Sie einen Timer und entscheiden Sie, dass Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit darauf richten werden, in diesem Zeitrahmen so viel wie möglich zu erledigen.

Fangen Sie an, alte Gewohnheiten zu reformieren

In diesem Schritt geht es darum, die oben genannten Gewohnheiten zu üben, um die Konzentration Ihrer Aufmerksamkeit zur zweiten Natur zu machen.

„Die Leute fragen mich oft: ‚Sind wir süchtig nach unseren Geräten?‘ Ich bin kein Psychologe, aber ich kann Ihnen sagen, dass unsere Technologie absichtlich zur Gewohnheit wird“, sagt Thomas. 'Alle Apps auf unseren Telefonen ... sind darauf ausgelegt, unsere Aufmerksamkeit zu stehlen.'

Von Aufgabe zu Aufgabe wechseln oder der Versuchung nachgeben, eine Benachrichtigung zu löschen, einen Text zu überprüfen, den Fernseher auf Hintergrundgeräusche einzuschalten – all das gehört zu unserem täglichen Leben. Wir sind im Wesentlichen darauf trainiert, auf Schritt und Tritt abgelenkt zu werden. „Wir haben uns an Ablenkung gewöhnt“, glaubt Thomas.

Durch die Abschwächung von Aufmerksamkeitsablenkungen „gewöhnst du dich mehr an längere Zeit ohne [sie] und beginnst, deine Fähigkeit aufzubauen, länger konzentriert zu bleiben“, sagt sie. „So wie Ablenkungen Ihre Aufmerksamkeitsspanne verkürzen, erhöht die Kontrolle dieser Ablenkungen Ihre Aufmerksamkeitsspanne. [Endlich], anstatt alle paar Minuten zu wechseln, haben Sie mehr Auswahlmöglichkeiten, wenn Sie wechseln.'

„Unser Versagen, die Dinge zu erreichen, die für uns am wichtigsten sind – so definiere ich Produktivität – liegt nicht daran, dass wir nicht genug Zeit am Tag haben“, schließt Thomas. „Wir verhalten uns so, als wären wir all den Dingen um uns herum völlig hilflos, obwohl wir es in Wirklichkeit nicht sind. Für mich ist das die wichtigste Botschaft und eine, die mir am meisten am Herzen liegt... Ich möchte wirklich, dass die Leute verstehen, dass Sie die Kontrolle über Ihre Aufmerksamkeit haben. Nun, vielleicht tust du es gerade nicht, aber du kannst es.'

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