Jemandem eine E-Mail schulden? So erstellen Sie eine superverzögerte E-Mail-Antwort

Jeder, der tief in E-Mail-Schulden steckt, weiß, wie stressig es sein kann, jemandem (oder vielen Leuten) eine Antwort zu schulden. Sie wissen auch, wie schwer es ist, sich der Musik zu stellen, die Verspätung zu besitzen und auf Senden zu drücken.

Lohnt es sich, die Verzögerung anzuerkennen und sich zu entschuldigen, oder cool zu bleiben und so zu tun, als wäre nichts falsch? Lohnt es sich nach einer gewissen Zeit überhaupt zu antworten? Bevor du etwas begehst E-Mail-Etikette Fauxpas, lesen Sie die wichtigsten Dos and Don'ts, wenn Sie zu spät auf eine E-Mail antworten, direkt von zwei Etikette-Experten (plus ein paar Beispielantworten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern).



1. Erkennen Sie, ob Sie tatsächlich zu spät reagieren oder nicht.

Entscheiden Sie, ob Sie wirklich zu spät sind oder sich nur schuldig fühlen, sagt Diane Gottsman, eine nationale Etikette-Expertin und Autorin von Moderne Etikette für ein besseres Leben (; amazon.com ) und Gründer der Protocol School of Texas. Sie haben ein 24-Stunden-Fenster oder einen Werktag, um auf eine E-Mail zu antworten, die kein Notfall ist.



2. In den meisten Fällen lohnt es sich, sich zu entschuldigen.

Es passiert, jeder versäumt Fristen oder vergisst, zurückzuschreiben – es schadet nie, es zu bestätigen, bevor man weitermacht. In diesem Fall ist eine Entschuldigung erforderlich, sagt Jodi R.R. Smith, Präsident von Mannersmith Etikette Consulting und Autor von author Das Etikette-Buch: Ein vollständiger Leitfaden für moderne Manieren ($ 10; amazon.com ). Entschuldige dich und bringe das Gespräch voran.

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3. Halten Sie es kurz und auf den Punkt.

Das Ziel einer E-Mail ist, schnell, informativ und prägnant zu sein. So sollten Sie mit dem Versehen umgehen, nicht sofort zu reagieren (absichtlich oder nicht), sagt Gottsman. Sie müssen nicht poetisch werden, TMI teilen oder Ausreden erfinden.



Erklärungen stehen oft nur im Weg, sagt Smith. Keine Notwendigkeit, große Geschichten zu erzählen, und schon gar keine Notwendigkeit für die hässliche Wahrheit.

Wenn Sie ihm ein wenig Persönlichkeit verleihen, sagt Gottsman, Sie sollten etwas Einfaches tun: Es tut mir leid, dass ich mich nicht früher melde. Ich habe Ihre Anfrage recherchiert und versehentlich übersehen, sofort zu antworten. Und belass es dabei.

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4. Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht.

Wenn Sie der anderen Person nahe stehen, ist natürlich ein lockerer und gesprächiger Ton angebracht. Gottsman sagt eine Antwort wie, Oh Gott, es tut mir so leid, dass ich so lange gebraucht habe, um mich zu melden. Bitte verzeih mir! ist großartig für jemanden, der Ihnen nahesteht, aber vielleicht nicht für einen professionellen E-Mail-Austausch mit Ihrem Chef. Ein Ärgernis, das viele Manager haben, ist, wenn ein Bericht zu spät antwortet und einen Slang wie 'Mein Böses' verwendet. Es wirkt leichtfertig oder unaufrichtig. Es ist besser, bei einem professionellen, bewährten wie 'Entschuldigung für die Verzögerung' zu bleiben, ich werde gleich weitermachen und es besser machen.



5. Entschließen Sie sich, besser zu werden.

Es macht keinen Spaß, eine E-Mail mit einer Frist in Ihrem Posteingang zu sitzen und zu sitzen – und es ist auch für die andere Person unbequem. Machen Sie es sich in Zukunft zum Ziel, wichtige E-Mails zu kennzeichnen, damit sie nicht übersehen werden, sagt Gottsman. Zögern mit einer verspäteten Reaktion macht die Situation nur noch unangenehmer.

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Einige Beispiele für verspätete Antwort-E-Mails

Wenn Sie einen wichtigen Arbeitstermin verpasst haben, sagt Smith, dass Sie ihn besitzen sollen, dann sagen Sie Danke für ihre Geduld:

Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung. Wir schließen das Projekt jetzt ab und werden Ihnen morgen alle angeforderten Informationen von COB zukommen lassen. Vielen Dank für die zusätzliche Zeit, da wir alle Ihre Fragen vollständig beantworten konnten und freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen beim Treffen nächste Woche.

Wenn Ihnen jemand ohne Frist eine freundliche Nachricht geschickt hat, dies jedoch eine höfliche Antwort impliziert, schlägt Gottsman vor:

Vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail bezüglich meiner letzten Aktion. Ich bin in den letzten Tagen umgezogen und die Zeit ist mir davongelaufen. Ich freue mich darauf, Sie beim Mixer nächste Woche zu treffen.

Wenn du total eine RSVP-Frist verpasst , sagt Smith, mach deine Mea culpa kurz und bündig und konzentriere dich stattdessen auf das Ereignis.

Es tut mir so leid, dass ich Ihren RSVP-Termin verpasst habe, natürlich werden wir bei Ihrem besonderen Event sein. Ich habe mein Kleid bereits und mein Mann plant, seine Tanzschuhe zu tragen.

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Wenn Sie schlechte Nachrichten von einem Freund oder Verwandten erhalten haben und die Antwort aufschieben, mag Smith diesen sanften Ansatz:

Ihre E-Mail kam völlig überraschend und ich wollte warten, bis ich einen ruhigen Moment hatte, um wirklich zu antworten. Das muss eine sehr schwierige Zeit sein…

Das einzige Mal, dass es in Ordnung ist, nicht zu antworten

Wenn die E-Mail etwas ist, an dem Sie kein Interesse haben (denken Sie an: Massenwerbung) oder von jemandem, den Sie lieber blockieren würden, klicken Sie auf 'Löschen' und denk nicht zweimal nach, sagt Gottsman.

VERBUNDEN: Alles, was Sie in eine Abwesenheits-E-Mail aufnehmen sollten (und nicht sollten)