Geben Sie Feedback schnell, aber nicht sofort.
Warten Sie nicht auf eine jährliche Überprüfung, um Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Machen Sie schnell auf Probleme aufmerksam, damit die Details in Ihrem Kopf frisch sind. Ein Tag nach einem Vorfall ist der Sweet Spot; Ein bisschen Zeit zu haben, unterdrückt zu heiße Emotionen und lässt Sie sich vorbereiten und mit Ihren Worten nachdenklicher sein. Im Moment werden beide Parteien stärker und weniger hilfreich reagieren, sagt Jennifer Porter, geschäftsführende Gesellschafterin der Hochzeitsgruppe , ein Unternehmen für Führung und Teamentwicklung. Jährliche oder vierteljährliche Überprüfungen sollten Ziele abdecken und sich auf zukunftsgerichtetes Feedback konzentrieren – zum Beispiel, was jemand mehr oder weniger tun muss, um seine Karriere voranzutreiben nächste Stufe).

Erinnere dich an deine Absicht.
Überlegen Sie, warum Sie überhaupt Feedback geben möchten. Sie tun dies, weil Sie der Person zum Erfolg verhelfen wollen, sagt Porter. Zu diesem Zeitpunkt mag es sich weniger wohlwollend anfühlen – Sie denken vielleicht, dass Sie nur schlechte Gewohnheiten abbauen oder schlampige Arbeit korrigieren müssen – aber jede Art von Feedback hilft Ihrem Team, zu lernen und zu wachsen. Sie wollen sich auch ihr Vertrauen verdienen. Wenn Sie das Feedback nicht geben, wird jemand anderes seine Arbeit so gut machen, wie Sie es getan hätten, sagt Freyan Billimoria, Director of People Operations bei Skillshare , eine Online-Lerngemeinschaft. Äußern Sie während des Gesprächs Ihre Absicht. Sagen Sie, ich sage Ihnen das, weil Sie mir wichtig sind und ich möchte, dass Sie so effektiv wie möglich sind.

Denken Sie an den Inhalt, nicht an die Lieferung.
Viele Manager machen sich Sorgen darüber, wie sie den Schlag abmildern können, anstatt das, was sie sagen werden, sagt Porter. Das ist, als würde man sich auf eine Rede vorbereiten und sich auf das konzentrieren, was man trägt, und nicht auf den Inhalt Ihrer Präsentation, bemerkt sie. Fragen Sie sich: Was ist meine Kernaussage? Was hoffe ich, dass diese Person aus dem Gespräch mitnimmt? Was möchte ich als nächstes passieren? Schreiben Sie auf, was Sie sagen und üben Sie unter der Dusche oder an einem vertrauenswürdigen Kollegen. Gehen Sie auf das Verhalten oder die Handlung ein, anstatt über Gefühle zu sprechen, und geben Sie konkrete Beispiele, wie ich bemerkte, dass Sie die Leute in diesem Meeting sechs Mal unterbrochen haben (im Gegensatz zu Sie sind unhöflich zu Kollegen).

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Beginnen Sie mit einer Frage.
Die Diskussion sollte ein Dialog sein, kein Monolog. Sagen Sie, ich würde gerne ein Gespräch mit Ihnen führen, um Feedback zu geben. Ist das in Ordnung? Es liegt in der Natur des Menschen, ja zu sagen, aber wenn Sie um Erlaubnis bitten, können Sie die Beziehung stärken, sagt Porter. Eine andere Taktik: Lassen Sie die andere Person das Gespräch führen. Sag, ich würde gerne mit dir darüber sprechen x . Was ist Ihrer Meinung nach gut gelaufen? Was denkst du nicht? Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Zeit zum Antworten. In vielen Fällen wissen sie bereits, wo sie zu kurz kommen, sagt Fran Hauser, Autorin von Der Mythos vom netten Mädchen (16 $; amazon.com ). Wenn Sie das Gespräch als Zusammenarbeit statt als Kritik gestalten, ist der Ton unterstützender.

Verwenden Sie weniger Wörter.
Seien Sie so konkret wie möglich. Vage oder klischeehafte Formulierungen (Sie müssen an Ihrer Führungspräsenz arbeiten) oder zuckersüßes Feedback sind für den Zuhörer verwirrend und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihren Standpunkt völlig verfehlt. Wenn Sie 100 Wörter verwenden, um zu sagen, dass jemand eine Frist verpasst hat, erklären Sie zu viel, sagt Porter. Und sobald Sie Füllwörter und Weichmacher aufladen (ich weiß, dass Sie überarbeitet sind), fühlt sich das Feedback persönlich an und Voreingenommenheit kann sich einschleichen, sagt Billimoria. Kommen Sie stattdessen auf den Punkt und erwähnen Sie, was Sie beobachtet haben. Sagen wir, ich habe bemerkt, dass wir die Frist für die letzten beiden Berichte verpasst haben. Was ist passiert?

Verwässern Sie Ihre Botschaft nicht.
Die allgemeine Angewohnheit, negatives Feedback zwischen zwei Lobpreisungen zu stecken, mag instinktiv sein, aber es ist einer der größten Fehler, den Manager machen, sagt Billimoria. Das Verstecken von Feedback in wegwerfbaren Komplimenten nimmt Ihren Worten die Kraft. Die Leute sehen es kommen; Dann verwerfen sie das Positive, warten auf das Negative und vertrauen nicht, was Sie zu sagen haben, sagt Porter. Was man tun kann, um freundlich, aber direkt zu sein: Das Feedback positiv ausdrücken, sagt Hauser. Sagen Sie: Vieles läuft gut, aber ich habe konstruktives Feedback zu einigen Dingen, die verbessert werden müssen, oder ich habe einen Rat, der Ihnen helfen könnte.

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Kontext bereitstellen.
Warum kümmert es dich, wenn jemand seine Arbeit zu spät liefert? Oder formatiert Präsentationen nicht perfekt? Die Antworten mögen für Sie offensichtlich sein, aber ein Mitarbeiter muss das Warum hinter Ihrem Feedback verstehen. Versuchen Sie, bestimmte Notizen in das Gesamtbild einzufügen – zum Beispiel: Wenn unsere Abteilung mit der Arbeit zu spät kommt, wirkt sich dies auch auf andere Teams aus oder Wenn Ihre Finanzdaten falsch ausgerichtet sind, kann dies dazu führen, dass die Leute Ihren Zahlen nicht mehr vertrauen. Zu erklären, warum Ihr Feedback wichtig ist, sagt Hauser, kann es einfacher machen, es zu übermitteln und zu hören.

Seien Sie empathisch.
Es ist schwer, kritische Kommentare zu erhalten. Es spielt keine Rolle, wie geschickt Sie darin sind, Feedback zu geben. Es brennt immer noch, sagt Porter. Seien Sie nicht zu hart, hören Sie auf die Perspektive der anderen Person und bleiben Sie ruhig. Vermeiden Sie auch das Wort Sie, wenn Sie können. Eine subtile Wortwahl kann dazu führen, dass sich das Gespräch eher wie ein Dialog denn wie ein Angriff anfühlt, sagt Hauser. Anstatt zum Beispiel zu sagen: Das hätten Sie meiner Meinung nach anders machen können, sagen Sie: Das hätte man meiner Meinung nach auch anders machen können.

Tun Sie es von Angesicht zu Angesicht.
Es ist verlockend, schwierige Nachrichten per E-Mail oder Telefon zu übermitteln, aber ein persönliches Treffen (oder über Skype oder FaceTime) ist effektiver, sagt Hauser. Es ermöglicht Ihnen, die nonverbalen Hinweise und die emotionale Absicht des anderen zu lesen. Nur von Angesicht zu Angesicht kann sichergestellt werden, dass der andere Ihr Mitgefühl spüren kann, sagt Hauser. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter nicht sehen können, ist es auch schwieriger zu erkennen, ob er verärgert ist oder sogar auf das hört, was Sie sagen. Sitzen Sie aufrecht und halten Sie Blickkontakt, egal wie schwierig es auch sein mag, sagt Hauser.

Haben Sie einen Folgeplan.
Schließen Sie das Gespräch mit einer Besprechung der nächsten Schritte ab. Fragen Sie, wie Sie hilfreich sein können, und entscheiden Sie gemeinsam, wann Sie wieder sprechen sollten (Tage, Wochen oder Monate später, je nach Thema). Dann checken Sie nach ein oder zwei Tagen ein, um zu sehen, wie sich die andere Person fühlt. Es ist normal, dass der Feedback-Empfänger ein wenig verletzt aus dem Gespräch geht, auch wenn es produktiv war, sagt Porter. Man muss den Leuten Zeit geben, sich zu verarbeiten, sagt Billimoria. Der Schlüssel zu starken Beziehungen ist das Zurückschleifen. Wenn Sie dies tun, gewinnen Sie Vertrauen, was den Austausch von Feedback beim nächsten Mal einfacher macht.

Denken Sie auch daran, reichlich zu loben.
Machen Sie positives Feedback zu einem Teil Ihrer Routine – quetschen Sie es nicht einfach in unangenehme Gespräche. Es geht nicht nur darum, die Leute zu besänftigen oder jedem eine Trophäe zu geben; Positives Feedback ist ein professionelles Entwicklungswerkzeug. Zuallererst ist es konstruktiv – es ist nützlich für die Leute zu wissen, was sie gut machen, damit sie es weiter tun können. Zweitens trägt es dazu bei, eine Kultur zu schaffen, die offener und toleranter gegenüber Feedback ist, sagt Porter. Seien Sie auch hier konkret. Sagen wir, ich mag die Art und Weise, wie Sie diese Herausforderung gemeistert haben, oder ich weiß es zu schätzen, dass Sie mit anderen Abteilungen gesprochen haben, um deren Zustimmung zu erhalten. Und sag es oft. Für jede Kritik sollte man mindestens fünf Lob aussprechen, sagt Hauser. Dies bringt die Menschen an einen Ort, an dem sie sich nach Feedback sehnen.