Wir alle verlassen uns auf E-Mail für die sofortige Korrespondenz – und die Gewissheit, dass unser Amazon-Paket tatsächlich unterwegs ist. Aber man kann mit Sicherheit sagen, dass Ihr E-Mail-Postfach trotz all seiner lobenswerten Vorteile schnell zum Fluch Ihrer Existenz werden kann, wenn es nicht aktiviert wird. Und der Anblick eines überladenen Posteingangs ist für so ziemlich jeden ein unmittelbarer Stressfaktor.

Das regelmäßige Abrufen von E-Mails ist eine alltägliche Aufgabe, die sich nicht vermeiden lässt, und egal wie sorgfältig Sie auf „allen antworten“ klicken, die Verwaltung eines wachsenden E-Mail-Posteingangs ist leichter gesagt als getan. Und wenn Sie weniger fleißig sind – wie in, sind Sie anfälliger dafür, Ihre E-Mails stapeln sich unadressiert —dass ein Mangel an Organisation des Posteingangs (und die Angst vor E-Mail-Schulden) wahrscheinlich ist Auswirkungen auf Ihre Produktivität mehr als dir bewusst ist. Zum Glück gibt es einen Ausweg aus dem chaotischen Posteingangsloch. In dem Bemühen, unsere widerspenstigen Posteingänge besser zu verwalten, haben wir Produktivitätsprofis für zeitsparende (sprich: lebensrettende) E-Mail-Management-Hacks ausgewählt, die uns dem scheinbar schwer fassbaren Inbox Zero viel näher bringen.

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1 E-Mails nur 15 Minuten am Stück abrufen

Laut Produktivitätsexperte und Gründer von Tintenfasspresse , Tonya Dalton, können Sie Ihre Produktivität maximieren, indem Sie kurz E-Mails abrufen, 15-Minuten-Ausbrüche . 'Sie werden überrascht sein, wie viele E-Mails Sie in kurzer Zeit lesen und beantworten können, wenn Sie Ihren Posteingang stapelweise überprüfen', sagt sie. 'Der Schlüssel ist, einen Timer einzustellen, damit Sie wissen, wann Ihre 15 Minuten abgelaufen sind und wann es Zeit ist, sich anderen Arbeiten zu widmen.'

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zwei Planen Sie Zeitblöcke für E-Mails

Gewöhnen Sie sich auf die gleiche Weise an, bestimmte Zeitblöcke (von 15 Minuten) ausschließlich für den E-Mail-Check zu planen. Das fortlaufende Lesen von E-Mails, die in Ihren Posteingang gelangen, beeinträchtigt letztendlich die Produktivität. Für Berufe, in denen ständige Kommunikation entscheidend ist, ist die Aufstellung eines Zeitplans möglicherweise nicht realistisch. Aber wenn Sie sich Ihren Job genau ansehen, werden Sie vielleicht feststellen, dass es machbar ist, die E-Mail-Lesezeit beispielsweise alle 60 oder 90 Minuten festzulegen. Legen Sie Benachrichtigungen in Ihrem Kalender fest, bis Sie in einer Routine sind. Wenn dich jemand wirklich erreichen muss, wird er dir erneut eine E-Mail senden, eine direkte Nachricht senden , oder anrufen. Wenn Sie E-Mails auf Ihrem Telefon überfliegen, markieren Sie diejenigen, die Sie weiterverfolgen müssen, als ungelesen, damit Sie nicht vergessen, später zu antworten.

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3 Verwenden Sie absichtlich den Entwurfsordner

Lassen Sie Ihr E-Mail-Postfach nicht zu einer To-Do-Liste werden, die Sie von oben nach unten durcharbeiten“, sagt Charles Duhigg, Journalist und Bestsellerautor von Intelligenter, schneller, besser . Es ist die schlechteste To-Do-Liste, die buchstäblich jeder hinzufügen kann.

Erstellen Sie Ihre eigene E-Mail-To-Do-Liste, indem Sie nur diejenigen öffnen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen. Suchen Sie nach wichtigen E-Mails, die sofortige Antworten erfordern (z. B. für vorrangige Projekte oder von Ihrem Chef). und öffnen Sie nur diese Nachrichten – oder klicken Sie auf Antworten. Lassen Sie das Antwortfenster auf Ihrem Computer geöffnet oder lassen Sie den Entwurf im Entwurfsordner ausstehend. Da ist Ihre To-Do-Liste: dieser Stapel von Antworten. Nutzen Sie Ihre vorgeschriebene E-Mail-Zeit, um durchdachte, überzeugende Antworten zu schreiben, anstatt zu versuchen, eine größere Menge weniger relevanter Dinge zu durchbrechen. Auf diese Weise kann Ihr Ziel sein, einen leeren Entwurfsordner anstelle eines makellos leeren Posteingangs zu erstellen.

4 E-Mails in Stapeln empfangen

Wenn Sie nicht anders können, als jedes Mal zu überprüfen, wenn Sie einen Ping hören, können Sie die ständige E-Mail-Sperre in Ihrem Posteingang (und Ablenkungen) einfach mit einem Tool wie dem BatchedInbox Plug-in für Gmail könnte Sie vor ständiger Ablenkung bewahren. Es gruppiert Ihre E-Mails und sendet sie in Wellen an Sie – aber nur zu den genauen Zeiten Ihrer Wahl.

5 Rücksichtslos abmelden

Das Löschen irrelevanter Newsletter und Verkaufsbenachrichtigungen nacheinander kann die Illusion von Produktivität erwecken, aber Woche für Woche dieselbe Junk-Mail zu durchwühlen erhöht nur die E-Mail-Ineffizienz. 'Alle Newsletter müssen laut Gesetz einen Abmeldelink enthalten', sagt Dalton. 'Nehmen Sie sich die Zeit, auf diesen Link zu klicken, um Ihren Abmeldeantrag zu senden. Es ist eine 10-Sekunden-Investition, die sich in Form eines saubereren Posteingangs auszahlt.'

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Dalton weist auch darauf hin, dass die Anmeldung für eine E-Mail-Abmelde-App oder einen Dienst nicht erforderlich ist, um Ihren Posteingang von Unordnung zu befreien. 'Viele dieser Programme verkaufen Ihre E-Mail-Adresse tatsächlich an andere Unternehmen, um sie im Geschäft zu halten', fügt sie hinzu.

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6 Aktivieren Sie die Vorschaufunktion

Verwenden Sie die Vorschaufunktion Ihres E-Mail-Programms, falls vorhanden (die meisten tun dies). Auf diese Weise können Sie die ersten Zeilen einer Nachricht in einem separaten Fenster einsehen, sodass Sie sie nicht vollständig öffnen müssen, um sie zu lesen, und Sie können Junk-Mails sofort löschen. (Bonus: Dies verringert auch Ihre Chancen, eine Nachricht mit einem angehängten Virus zu öffnen.)

7 Berühren Sie E-Mails nur einmal (und verwenden Sie die fünf Ds)

Dalton schlägt vor, Maßnahmen zu ergreifen, sobald Sie eine Nachricht öffnen, indem Sie die 5 Ds berücksichtigen: Tun, delegieren, löschen, zurückstellen und bestimmen. 'E-Mails, die weniger als zwei Minuten Aktionsaufwand erfordern, können Sie schnell erledigen und diejenigen delegieren, die eine Aktion von einer anderen Seite erfordern', sagt sie. Melden Sie sich sofort ab und löschen Sie Nachrichten, für die keine Aktion erforderlich ist, und verschieben Sie Benachrichtigungen, deren Ausführung mehr als zwei Minuten erfordert. Schließlich legen Sie E-Mails, die relevante Informationen enthalten, in einem separaten Ordner ab, damit Sie sie in Zukunft leichter finden können.

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8 Ordner sind dein Freund

Wenn Sie Ihren Posteingang als Standardspeicher verwenden, wird er schnell zu einer digitalen Junk-Schublade, die es schwierig macht, das zu finden, was Sie brauchen, sagt Peggy Duncan , ein Experte für persönliche Produktivität in Atlanta. Sie können Nachrichten natürlich manuell in Ordner sortieren, aber noch besser, Sie können automatische Filter einrichten, die Nachrichten direkt an einen bevorzugten Ordner weiterleiten. Beispielsweise können Benachrichtigungen von Facebook direkt in einen Social Media-Ordner geleitet werden. Alle Nachrichten des Marketingteams werden direkt in Ihrer Marketinginitiativen-Datei abgelegt. (Gmail macht dies automatisch, aber Sie können ein ähnliches System mit anderen E-Mail-Diensten wie Microsoft Outlook einrichten.) Sobald alle E-Mails eines Typs, wie Newsletter, in einem eigenen Ordner gruppiert sind, können Sie alle auswählen und unerwünschte mit löschen ein einziger Klick. Suchen Sie nach einer Einstellung für die automatische E-Mail-Sortierung, die für Sie und Ihre Aufgaben geeignet ist, und bleiben Sie dabei.

9 Entwurf einer vorgefertigten Antwort

Wenn Sie mehrere Nachrichten mit ähnlichen Anfragen erhalten, empfiehlt Dalton, eine vorgefertigte Standardantwort zu schreiben, die Sie bei jeder E-Mail-Antwort leicht anpassen und personalisieren können. „Speichern Sie die Standardantwort als eine Ihrer E-Mail-Signaturen, damit Sie den Text Ihrer E-Mails einfach automatisch ausfüllen können“, sagt sie. Genie, oder? (Vergessen Sie nur nicht, für den Empfänger und die Umstände zu ändern.)

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10 Erstellen Sie ein Alias-Konto, um E-Mails zu sortieren

Auf vielen E-Mail-Plattformen (einschließlich Gmail) können Sie Alias-Konten erstellen, die alle in einen einzigen Posteingang einspeisen. 'Ich habe meine Alias-Konten so eingerichtet, dass sie in einen einzigen Ordner einfließen', sagt Dalton über die Taktik, die sie zum Organisieren von Rechnungen und anderen wichtigen Finanzdokumenten anwendet. 'Ich bearbeite keine dieser E-Mails bis Freitagmorgen, wenn ich mir Zeit nehme, mich hinzusetzen und alle meine Finanzen zu sortieren.'

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elf Gerade. Nicht. Antworten.

Dort wurde es gesagt. Dieser Rat geht über den Umgang mit offensichtlicher Junk-Mail hinaus – und wir dulden es offensichtlich nicht, Ihren Chef zu geistern. Wir sprechen über diese Nachricht von Ihrem Kollegen zwei Schreibtische weiter. Duhigg behauptet, dass Leute oft Fragen stellen, wenn sie die Antworten wahrscheinlich selbst finden können. Und wenn ich nicht antworte, werden sie diese Antworten finden. Wie setzen Sie diese Denkweise um, ohne sich unhöflich zu fühlen? Indem du dir mehr Sorgen um dich selbst und deine eigene Zeit machst als um die Zeit anderer (ah!). Ein Mantra zum Üben: Es gibt keinen Grund, auf Leute zu antworten, nur weil sie mir eine E-Mail senden.

12 Überdenken Sie den Posteingang-Zero-Traum

Dies ist vielleicht nicht für jeden die richtige Weisheitsperle – es ist für viele Menschen sehr befriedigend, jeden Tag mit einem sauberen Posteingang zu beenden und zu beginnen. Aber für Sie ist diese Erwartung vielleicht unrealistisch und sogar ein wenig erstickend. Deinen Posteingang religiös zu leeren, könnte ehrlich gesagt Zeitverschwendung sein (und vielleicht wirklich wegen etwas anderem), sagt Duhigg. Das Drücken von Löschen, Löschen, Löschen kann befriedigend sein oder produktiv erscheinen, aber warum sich die Mühe machen? Er stellt die Frage: Machst du das, weil es dir gut tut oder weil es wirklich nützlich ist? Und wenn es nicht nützlich ist, brauchen Sie vielleicht keinen sauberen Posteingang – und vielleicht sollten Sie das nicht mehr als Erfolgsbarometer verwenden.

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