Unabhängig davon, ob Ihre Korrespondenz privat oder beruflich ist oder nicht, sind wir alle schuldig, von Zeit zu Zeit einen E-Mail-Fauxpas zu begehen. (Wenn Sie nur die Erinnerung daran löschen könnten, diese unangemessene E-Mail an die falsche Person weitergeleitet zu haben!) Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht für die Massen verfassen, befolgen Sie diese Gebote der E-Mail-Etikette, um ein erschreckendes Kommunikationsmissgeschick zu vermeiden.

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1 Allen mit Vorsicht antworten

Antworten Sie nicht allen, es sei denn, jede einzelne Person auf dieser Verteilerliste muss wissen, was Sie zu sagen haben, sagt Aimee Symington, CEO von Finesse Worldwide. Sie schlägt vor, die Namen auf der Liste zu überprüfen und nur denjenigen zu antworten, die Ihre Antwort tatsächlich benötigen. Das kann bedeuten, nur dem Absender oder drei der sieben Empfänger zu antworten. Und wenn Ihr Vorgesetzter oder Kollege etwas kopiert werden möchte, respektieren Sie seine Bitte.

Durchdachte Antworten können anderen Zeit sparen. Ob aus geschäftlichen oder sozialen Gründen, die Leute werden sich über einen Strom unbedeutender E-Mails ärgern, weil sie aufhören müssen, sie zu öffnen, sagt Diane Gottsman, Gründerin der Protocol School of Texas. Denken Sie also zweimal darüber nach, bevor Sie das nächste Mal, wenn Sie zum Brunch eingeladen werden, mit Kann es nicht schaffen.

zwei Lassen Sie niemals eine Betreffzeile leer

Eine gute Betreffzeile hilft den Empfängern, E-Mails zu priorisieren, sagt Lizzie Post, Co-Moderatorin des Podcasts Awesome Etikette. Was auch immer Sie tun, lassen Sie es nicht leer. Wenn Sie eine Betreffzeile erstellen, machen Sie sie spezifisch und prägnant und achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik. Es ist das Erste, was einer Person auffällt, sagt Post.

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Da eine Betreffzeile den Inhalt der E-Mail widerspiegeln sollte, empfehlen Experten, die Betreffzeile im Verlauf der Unterhaltung zu aktualisieren. Vermeiden Sie Betreffzeilen, die die Dringlichkeit einer E-Mail herunterspielen könnten (z. B. eine kurze Frage als Überschrift eines wichtigen Arbeitsproblems) oder dazu führen, dass jemand eine Nachricht verpasst, von der sie glaubt, sie bereits gelesen zu haben, erklärt Gottsman. Sie schlägt vor, einen neuen Thread zu starten, wenn eine E-Mail zu weit von der ursprünglichen Nachricht abweicht.

3 Sofort antworten

Experten sind sich zwar nicht einig über eine angemessene Reaktionszeit für E-Mails, aber sie sind sich einig, dass fast jede E-Mail eine Antwort verdient. Wenn eine einfache Antwort (Verstanden, Danke oder Klingt nach einem guten Plan) ausreicht, versuchen Sie zu antworten, sobald Sie eine E-Mail gelesen haben.

Manchmal erfordert eine E-Mail Informationen, deren Erfassung mehrere Tage dauern kann. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Personen hängen lassen dürfen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihre E-Mail erhalten haben, und melden Sie sich, wenn Sie können, sagt Symington.

Und denken Sie daran, eine automatische Antwortnachricht zu verwenden, wenn Sie auf Reisen sind oder nicht im Büro , fügt sie hinzu, damit andere wissen, dass sie keine Antwort erwarten sollten.

4 Vorwärts mit Vorsicht

Stellen Sie sicher, dass Sie aus den richtigen Gründen an die richtigen Personen weiterleiten, sagt Post. Bewerten Sie vor dem Weiterleiten die Vertraulichkeit des Inhalts, einschließlich aller Anhänge sowie der Namen und Kontaktinformationen aller mit der Nachricht verknüpften Personen. Manche Leute würden es vorziehen, dass ihre Kontaktdaten privat bleiben. Wenn ein Thread zu viele detaillierte Diskussionspunkte enthält, starten Sie eine neue E-Mail.

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5 Sagen Sie jemandem, ob sie gehackt wurde

Das haben wir alle schon durchgemacht. Ein Virus macht sich breit und bevor wir uns versehen, spammen wir Opa mit Links zu, die jeden erröten lassen würden. Wenn Sie einen offensichtlichen Virus erhalten, benachrichtigen Sie das Opfer, das möglicherweise nicht in das Geschehen eingeweiht ist. Sagen Sie einfach: „Ich wollte Sie wissen lassen, dass dies geschieht“, sagt Symington. Das ist eine schöne Sache.

6 Respektiere die Kunst des E-Mailens

Es ist Ihnen wichtig, persönlich einen guten Eindruck zu hinterlassen, warum also nicht Ihre E-Mail-Persona auf den gleichen Standard setzen? E-Mails sind ein Spiegelbild von Ihnen und sollten eher wie ein Brief als ein Text geschrieben werden, ohne dabei auf die Kürze zu achten, sagt Symington. Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Alle Großbuchstaben bedeuten, dass Sie schreien, und alle Kleinbuchstaben bedeuten, dass Sie faul sind. Zu viele Schriftarten, Farben und Smileys können irritierend sein, fügt sie hinzu.

Seien Sie freundlich, ohne den Humor zu übertreiben. Seien Sie auf der sicheren Seite, auch wenn Sie Humor haben, sagt Gottsman. Der Ton wird in E-Mails zu oft durcheinander gebracht, und Sie möchten nicht unprofessionell wirken, weil jemand Ihren Witz nicht versteht.

7 Denken Sie daran: Keine E-Mail beim Abendessen

Es ist eine Sache, wenn Sie ein zwangloses Essen mit einem Lebensgefährten haben (und die Verabredung morgen ist), aber auf keinen Fall auf einer Dinnerparty E-Mails abrufen, sagt Post. Bei Besprechungen im Büro kommt es darauf an. Wenn Kollegen Telefone oder Laptops in Konferenzräume mitbringen, um während Besprechungen auf E-Mails zuzugreifen, ist dies wahrscheinlich in Ordnung. Seien Sie sich bewusst, dass die Unternehmenskulturen unterschiedliche Richtlinien für E-Mails haben werden, sagt sie. Kennen Sie die Art von E-Mail bei Ihrer Arbeit, um angemessen zu sein.