Sich im Job zu organisieren macht süchtig. Sicher, es braucht etwas Schwung, um loszulegen, aber sobald Sie Systeme haben, die für Sie funktionieren, macht alles Klick. Es ist so, als würde man seinen Kühlschrank ausräumen – ab und zu muss man tief in die Tiefe gehen, aber es zahlt sich im Alltag aus, sagt Sue Rasmussen, eine Unordnungstrainerin, die mit professionellen Frauen zusammenarbeitet. Probieren Sie diese Tipps aus, um einen Organisationsrausch in Ihrem Büro zu starten.

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1 Überarbeiten Sie Ihren Posteingang.

Bewerten Sie die E-Mails, die Sie jeden Tag erhalten. Erhalten Sie Newsletter oder Updates, die Ihnen nicht dienen? Abmelden, sagt Produktivitätsberater Carson Tate, Gründer der Produktivitätsberatungsfirma Einfach arbeiten . Wenn die Bearbeitung einer E-Mail weniger als ein paar Minuten dauert, tun Sie dies sofort, auch wenn dies bedeutet, dass Sie sie löschen oder archivieren müssen. Wenn die Antwort komplexer sein muss, ändern Sie die Betreffzeile in ein Aktionselement. Angenommen, ich habe eine E-Mail zum Überarbeiten einer PowerPoint-Präsentation erhalten. Das ist mein Aktionsschritt, den ich in die Betreffzeile eintippe, damit ich die E-Mail nicht noch einmal lesen muss, sagt Tate. Kann Ihr E-Mail-Server bestimmte Dinge automatisieren, die Sie häufig tun? Verwandeln Sie allgemeine Antworten in Signaturen oder versuchen Sie es mit der automatischen Ablage: Sie können in Outlook eine Regel schreiben, um Nachrichten automatisch von direkt unterstellten Mitarbeitern in ihren Dateiordner zu verschieben, sagt Tate, was großartig ist, um Dinge später wiederzufinden.

zwei Holen Sie sich Ihren Kalender in den Griff.

Tragen Sie alles, was Sie tun, in einen digitalen Kalender ein – einschließlich Besprechungen, ja, aber auch Zeit für das Mittagessen. Ein Kalender ist eine visuelle Manifestation Ihrer Zeit, und Sie sollten ihn als Plan für Ihren Tag verwenden, nicht als Ort, an dem andere Ihren Tag für Sie planen, sagt John Zeratsky, Co-Autor von Nehmen Sie sich Zeit: So können Sie sich jeden Tag auf das Wesentliche konzentrieren (19 $; amazon.com ). Rasmussen mag Acuity Scheduling, eine Plattform, mit der Sie Ihre Verfügbarkeit mit Kunden und Kollegen abgleichen können. Ein organisierter Kalender kann zeigen, wie gut (oder schlecht) Sie Ihre Zeit einteilen, bemerkt Zeratsky. Wenn sich Wochen wirklich verrückt anfühlen, schaue ich zurück. Ein bisschen Nachdenken hilft mir, die Zukunft besser zu planen.

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3 Reinigen Sie Ihren Platz schnell.

Versuchen Sie, die losen Papiere auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren, sagt Rasmussen. (Um die Unordnung noch weiter zu reduzieren, scannen Sie die Dokumente, die Sie behalten möchten, und erstellen Sie Google Drive Ordner für die Dateien, damit Sie überall darauf zugreifen können.) Sortieren Sie Papiere in Kategorien, je nachdem, ob Sie sie lesen, ablegen, sich selbst auf eine Besorgung schicken, jemanden anrufen oder online gehen, um nachzufassen. Fühlen Sie sich von all dem Papier überwältigt? Wählen Sie nur einen Bereich Ihres Arbeitsbereichs aus – er kann so klein sein wie eine Schublade oder so groß wie Ihr gesamter Schreibtisch – und räumen Sie alles weg, von dem Sie wissen, dass Sie es nicht benötigen. Wiederholen Sie dies in weiteren Bereichen, bis Sie Ihr gesamtes Büro abgedeckt haben.

4 Ordnen Sie auch Ihren digitalen Raum neu an.

Leihen Sie sich die Organisationsstruktur von Smartphones aus. Ähnliche Apps (denken Sie an Gesundheits-Apps oder Shopping-Apps) können in Ordnern gruppiert werden. Tate schlägt vor, dies als Leitprinzip für die Organisation Ihrer Computerdateien zu verwenden. Das Hinzufügen von Datumsangaben zu Ordnernamen kann ebenfalls hilfreich sein. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Richtlinien zur Aufbewahrung digitaler Aufzeichnungen Ihres Unternehmens zu überprüfen und herauszufinden, wie lange Sie Dokumente aufbewahren müssen und was Sie in den Papierkorb werfen können. Denken Sie bei den Dokumenten, die Sie aufbewahren, darüber nach, wie und wann Sie sie abrufen, sagt Tate. Häufig verwendete Dateien sollten leicht zugänglich sein. Um Dateien für Ihr Retrieval-System zu benennen, sehen Sie sich das Dokument an und fragen Sie sich: „Was fällt mir als erstes ein, wenn ich dieses Dokument ansehe?“ Was mir zuerst einfällt, ist der Name Ihrer Datei, sagt sie.

5 Erstellen Sie eine intelligentere To-Do-Liste.

Lauren McGoodwin, Gründerin und CEO von Karriere Contessa , eine Karriereseite für Frauen, schlägt vor, jeden Abend Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben, bevor Sie das Büro verlassen. Ich versuche, meine Aufgaben in Prioritätsstufen einzuordnen. Ich unterteile sie in „hohe Priorität“, „leichte Gewinne“ und „kann auf den nächsten Tag warten“, sagt sie. Dies hilft ihr, persönliche To-Dos wie Sport aufzunehmen, da sie sehen kann, wann sie Zeit hat. Ob Sie Ihre Liste digital oder analog gestalten, liegt bei Ihnen. Einige Untersuchungen zeigen, dass das Aufschreiben einer Aufgabe die Wahrscheinlichkeit erhöht, sie zu erfüllen. Tate sagt, dass sie digitale Listen bevorzugt, weil es schwierig sein kann, zukünftige Projekte zu konzipieren, wenn Sie keinen physischen Platz dafür in Ihrem Papierplaner haben. Sie können die zukünftigen Monate und Jahre ganz einfach digital verfolgen.

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