SO SCHREIBEN SIE EFFEKTIVE E-MAILS BEI DER ARBEIT | GANZ EINFACH

Wenn Sie jemals eine E-Mail von einem Kollegen mit übermäßig ausführlichen Anweisungen, unübersichtlichen Anfragen oder . erhalten haben Weg zu viele unnötige Empfänger enthalten, wissen Sie um die Bedeutung einer effektiven E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz. E-Mails, die ohne Organisation oder Gedanken verschickt werden, können tatsächlich den Arbeitsablauf behindern, Menschen im Allgemeinen verärgern und ansonsten vermeidbare Missverständnisse verursachen.

Wie erstellen Sie also eine klare, effektive E-Mail, die die richtige Balance zwischen detailliert und prägnant findet? eine, die für alle Beteiligten die richtigen Themen trifft? Zuerst müssen Sie wissen, wann etwas per E-Mail gesendet werden soll – im Gegensatz zu einer Direktnachricht, persönliches Treffen , oder Anruf . E-Mails eignen sich ideal zum Senden längerer Listen mit Anweisungen, zum Einchecken in ein Projekt oder zum Teilen von Dateien. Durch die E-Mail-Kommunikation wird auch sichergestellt, dass alle wichtigen Gespräche, auf die Sie später Bezug nehmen müssen, schriftlich festgehalten werden. Hier sind sechs Dinge, die alle effektiven E-Mail-Autoren tun, bevor sie auf „Senden“ klicken.

1. Maximieren Sie die Betreffzeile

Das Wichtigste zuerst: Sie sollten die Betreffzeile an die Nachricht und/oder Ihre Antwort anpassen. Schreiben Sie jemandem, der Ihnen letzte Woche eine E-Mail geschickt hat? Rufen Sie keine alte, nicht verwandte Nachricht auf und klicken Sie auf 'Antworten' - Ihr Empfänger hat dann genau vergessen, was er Ihnen vor einer Woche geschrieben hat. Helfen Sie ihnen bei der Orientierung und verfassen Sie eine Antwort mit einer neuen Betreffzeile, die entweder das neue Thema oder Ihre Antwort auf ihre Nachricht widerspiegelt (z. B. Hintergrundinformationen zu unserem neuesten Kunden Jane Doe oder Wegbeschreibung zu unserem neuen Haus in Cleveland), sagt Peggy Duncan, a Experte für persönliche Produktivität in Atlanta. Sie werden den Empfänger weniger verwirren und Ihre Nachricht wird später leichter zu finden sein.

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Zweitens, seien Sie konkret. Hier zum Beispiel eine schlechte/vage Betreffzeile: Mitarbeiterbesprechung. Nun, hier ist eine bessere: Bitte bringen Sie diesen Anhang bis 14:00 Uhr mit. Betriebsversammlung. Wenn Sie Details wie eine erforderliche Aktion oder Details zum Wo und Wann angeben, helfen Sie dem Empfänger, die Bedeutung Ihrer Nachricht sofort einzuschätzen, sagt Marsha Egan, die Autorin von Inbox Detox und die Gewohnheit der E-Mail-Exzellenz (20 $; amazon.com ). Es hilft ihnen auch, sich daran zu erinnern, die erforderliche Aufgabe zu erledigen.

Sie sind sich nicht sicher, was das Thema sein soll? Denken Sie über die Schlüsselwörter nach, die Sie verwenden würden, wenn Sie die E-Mail später finden müssten, sagt Nick Morgan, Autor von Kannst du mich hören? So verbinden Sie sich mit Menschen in einer virtuellen Welt (; amazon.com ).

2. Geben Sie detaillierte Anweisungen an

Die Klarheit schriftlicher Anweisungen kann die Wirksamkeit einer geschäftlichen E-Mail beeinträchtigen oder beeinträchtigen. Wenn Sie einer Gruppe von Personen entsprechende Aufgaben zuweisen, teilen Sie diese nach Personen auf und verwenden Sie Aufzählungspunkte, damit jeder genau weiß, wofür Sie von jedem Einzelnen Hilfe benötigen.

3. Wählen Sie die Empfänger sorgfältig aus

Schreiben Sie die E-Mail, bevor Sie die Empfänger hinzufügen, sagt Vanessa Van Edwards, Autorin von Fesseln Sie die Wissenschaft, mit Menschen erfolgreich zu sein (12 $; amazon.com ). Dadurch wird nicht nur das gefürchtete versehentliche Senden verhindert, sondern Sie können auch Empfänger basierend auf dem Inhalt der E-Mail hinzufügen. Möchten Sie diese langwierigen E-Mail-Ketten mit mehreren Personen vermeiden? Wenn mehrere Personen etwas kommentieren müssen, z. B. ein Dokument, sollten Sie eine gemeinsam nutzbare Datei (wie ein Google-Dokument) erstellen, in der jeder Änderungen an einem Ort vorschlagen kann, ohne tausend E-Mails zu senden.

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4. Schneiden Sie die entwässernde Sprache ab

Eine E-Mail wegen eines Snafu senden, das repariert werden muss? Anstatt poetisch darüber zu werden, was für ein Widerstand es ist oder wessen Fehler es ist, konzentrieren Sie sich auf die Handlungsbedarf um ein Problem zu beheben. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Der Kunde hat ein Problem mit unserer Präsentation, und es wird schwierig zu beheben sein“, versuchen Sie es mit „Ich würde mich freuen, wenn Sie mir helfen, etwas zu beheben, das der Kunde bei unserem Anruf angesprochen hat“. Das wird negatives Feedback geben oder unangenehme Aufgaben per E-Mail effektiver anzufordern.

5. Fügen Sie Antwortanweisungen hinzu

Auch wenn Ihre E-Mail keine Antwort erfordert (ich bin in den nächsten zwei Stunden beim Arzt oder Sie können Ihren Bericht morgen statt heute abgeben), fühlen sich viele Menschen verpflichtet, dies mit einem OK oder Danke zu quittieren. Geben Sie diesen Leuten einen leichten Ausweg. Wenn Sie keine Rückmeldung wünschen, fügen Sie am Ende Ihrer Nachricht 'Keine Antwort erforderlich' hinzu, sagt Duncan. Es spart an beiden Enden Zeit und verhindert, dass nutzlose E-Mails die Posteingänge überladen. Zögern Sie auch nicht, Danke im Voraus zu schreiben, wenn Sie jemandem eine Frage stellen. Es wird Sie davon abhalten, in Versuchung zu geraten, ein einzeiliges Dankeschön zu senden, wenn die Person zurückschreibt.

6. Werde nicht zu persönlich

E-Mails sind für Fakten, nicht für Gefühle, sagt Egan. Aufgrund des Fehlens von Tonfall und Körpersprache in der digitalen Korrespondenz können bestimmte Gefühle – wie Sie über einen Kollegen denken, was Sie von der Party Ihres Nachbarn halten – leicht falsch interpretiert werden. Wenn Sie ein sensibles (oder weniger positives) Thema ansprechen möchten, rufen Sie stattdessen an.