Bestimmen Sie, was delegiert werden soll

Stellen Sie sich auf Aufgaben ein, die Ihrer Karriere helfen. Nehmen Sie sich zunächst 15 Minuten Zeit, um eine vollständige To-Do-Liste zu schreiben. Auf diese Weise können Sie Ihren Kopf frei bekommen und Ihren Fokus auf das Handeln lenken, sagt Tiffany Dufu, Autorin von Drop the Ball: Mit weniger mehr erreichen . Bewerten Sie jede Aufgabe mit dem großen Ganzen: Was trägt wirklich zum Erfolg eines Projekts bei oder hilft Ihnen, eine Beförderung zu sichern? Wechseln Sie Ihren Ausblick von „Was muss heute passieren?“ zu „Was versuche ich zu erreichen?“, rät Dufu.

Planen Sie Ihre Zeit. Der Tag hat nur 24 Stunden – und Sie müssen schlafen. Wenn Sie Ihre vollständige To-Do-Liste sehen, werden Sie denken: Wann werde ich das alles wirklich tun? sagt Mary Jane Nirdlinger, stellvertretende Stadtverwaltung von Chapel Hill, North Carolina. Beantworten Sie diese Frage, indem Sie Ihren Kalender verwenden, um Ihre Aufgaben zu planen und zu planen – indem Sie die Zeit für die Gehirnvorbereitung, das Essen und das Abrufen von E-Mails einplanen – genau wie bei einem Meeting, sagt sie. Füllen Sie auch diese Zeitblöcke aus. Wir neigen dazu, zu unterschätzen, wie lange es dauert, Dinge zu erledigen, sagt Dufu. Sie werden schnell feststellen, dass Sie nur so viel hineinpassen können. Und wenn etwas noch Priorität hat, muss man sich jemand anderen suchen, sagt Nirdlinger.

Priorisieren Sie Aufgaben, die nur Sie selbst erledigen können. Dies sind Dinge, die Sie nicht unbedingt besser machen können; Es sind Dinge, mit denen nur Sie die Fähigkeiten, das Netzwerk oder das politische Geschick haben, um damit umzugehen, sagt Dufu. Sie könnten die einzige Person sein, die die Rede halten kann, aber Sie können um Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer Präsentationsfolien bitten, sagt sie. Behalten Sie alles bei, was Ihren eigenen Standpunkt erfordert. Ich würde niemals etwas delegieren, das wahre Authentizität erfordert, wie meine Stimme beim Schreiben oder die Kontrolle über meine Speisekarte, sagt Vivian Howard, Köchin in Kinston, North Carolina, und Autorin des Kochbuchs Deep Run Wurzeln . Vermeiden Sie es, Aufgaben zu delegieren, die Ihnen wirklich Spaß machen, auch wenn sie trivial sind. Diese tragen zu Ihrem allgemeinen Berufsglück bei, sagt Nirdlinger. Vielleicht buchen Sie gerne Ihre eigenen Geschäftsreisen (und sind bei Zwischenstopps sehr wählerisch).

Effektiv zuweisen

Entdecke die Superkräfte aller. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Teamkollegen und ihre einzigartigen Fähigkeiten besser kennenzulernen. Jede Krankenschwester hat eine individuelle großartige Eigenschaft, sei es der entmystifizierende medizinische Jargon für Patienten oder die beste Blutentnahme, sagt die ehemalige psychiatrische Krankenschwester Elizabeth Scala, Autorin von Stoppen Sie das Burnout von Krankenschwestern . Sobald Sie Ihren PowerPoint-Guru oder Kaltakquise-Profi gefunden haben, ist es einfacher, die Person mit dieser Unterschriftenaufgabe zu betrauen.

Wachstumschancen erkennen. Geben Sie jedem die Chance zu glänzen. Bei der Delegation geht es nicht nur um Sie. Es geht darum, Menschen zu befähigen, zu wachsen und etwas Neues auszuprobieren, sagt Nirdlinger. Wenn Sie nicht lange genug beschäftigt sind, um zu delegieren, halten Sie Ihr Team zurück. Fragen Sie sich: Wer könnte wirklich von dieser Erfahrung oder dieser Herausforderung profitieren? sagt Laura Vanderkam, Autorin von Ich weiß, wie sie es macht . Wenn es jemanden gibt, der durch den Kontakt zu einer neuen Abteilung lernen würde, schicken Sie ihn an Ihrer Stelle zu einem Meeting.

Fragen Sie nach Freiwilligen. Manchmal sind wir so in unserer Geschäftigkeit versunken, dass wir nicht einen Schritt zurücktreten und sehen, wer in der Nähe ist, um zu helfen, sagt Nirdlinger. Sie empfiehlt Ihrem Team zu sagen, ich fühle mich überfordert. Gibt es etwas, das Sie bei mir bemerken, bei dem Sie denken, dass Sie helfen könnten? Menschen seien gerne hilfsbereit, sagt Nirdlinger: Man fühlt sich dadurch wertgeschätzt. Als Freiwilligenkoordinatorin für Habitat for Humanity in Knoxville, Tennessee, holt Trinity Edgar Feedback ein und fragt Freiwillige, welche Aufgabe sie übernehmen möchten. Wir möchten sicherstellen, dass sie sich wohl fühlen, während wir sie dazu bringen, ihren Komfort zu erhöhen, sagt sie.

Delegieren Sie in alle Richtungen, auch nach oben. Manchmal ist ein Peer die beste Person für die jeweilige Aufgabe; Manchmal kann eine Aufgabe, die Stunden in Anspruch nehmen würde, von einem Manager mit einem Anruf erledigt werden. Lassen Sie die Person wissen, dass ihr Fachwissen oder ihr Engagement zu einem Unternehmensgewinn führen wird. Achten Sie auf Ihre Sprache, sagt Lindsey Pollak, Autorin von Der Boss werden . Verwenden Sie das Wort Unterstützung, Unterstützung oder Anleitung anstelle von Delegieren. Gegenüber einem Kollegen schlägt Dufu vor, dass ich Ihre Unterstützung wirklich gebrauchen könnte, um dieses Problem zu lösen. Können Sie an meiner Stelle an diesen drei Treffen teilnehmen und uns Ihre scharfen Einsichten geben? Sagen Sie einem Manager: Ihre Übernahme dieser beiden Dinge wird einige große Hindernisse für das Projekt beseitigen. Sie bewegen keine To-Dos von Ihrem Teller; Sie drücken aus, was getan werden muss, um diese Aufgabe aus dem Stand zu bringen.

Kommunizieren Sie die Aufgabe

Formulieren Sie klare Erwartungen. Klarheit ist entscheidend, wenn Sie Aufgaben delegieren. Erklären Sie genau, was Sie brauchen, und stimmen Sie dem Ergebnis zu, sagt Stacy Brown-Philpot, CEO von TaskRabbit. Seien Sie konkret (bedeutet ASAP bis morgen oder heute bis 17:00 Uhr?) und gehen Sie nicht davon aus, dass jemand die Aufgabe so erledigen wird, wie Sie es von Natur aus tun würden. Unterschiedliche Generationen verwenden unterschiedliche Werkzeuge, sagt Pollak. Wenn Sie möchten, dass jemand ein Dankeschön handschriftlich schreibt, anstatt eine E-Mail zu senden, sagen Sie genau das.

Zeigen, nicht erzählen. Zeigen Sie, wie Erfolg aussieht. Bei einem Verkaufsgespräch mitzuhören und genau zu hören, was Sie sagen und wie Sie reagieren, ist normalerweise ein besseres Training als jedes Skript, sagt Pollak. Oder geben Sie Ihrem Kollegen fünf Beispiele dafür, wie Exzellenz aussieht, und Beispiele dafür, was Sie nicht tun sollten. Nachdem diese Person Sie eine Zeitlang beschattet hat, sagt Scala, seien Sie entgegenkommend und fragen Sie: Fühlen Sie sich jetzt wohl, es selbst zu tun?

Bewerben Sie die Vorteile jeder Aufgabe. Seien wir ehrlich: Nur wenige Menschen sind begeistert von der Idee, einen Konferenzraum zu buchen oder einen Versorgungsraum zu organisieren. Auch wenn Ihr Anliegen nicht sexy ist, äußern Sie es mit Begeisterung. Die Leute sind lernbegierig und helfen gerne, wenn die Bitte als Chance positioniert wird, sagt Dufu. Wenn Sie beispielsweise jemanden brauchen, der sich in einem Vorstandsmeeting Notizen macht, sagen Sie: Dieses Treffen ist eine Gelegenheit für Sie, einen Einblick in die Politik dieses Unternehmens zu bekommen. Ich würde mich freuen, wenn Sie dabei sind und sich Notizen machen. Howard erinnert daran: Ein Delegierender zu sein, ist kein Diktator. Sei nett dabei.

Beurteilen Sie, ob es funktioniert

Entscheiden Sie, wie Sie einchecken möchten. Nachdem Sie die Eigentumsrechte übertragen haben, legen Sie fest, wie Sie Updates erhalten. Stellen Sie etwas zusammen, das mit Ihren beiden Persönlichkeiten zusammenarbeitet, sagt Nirdlinger. Erstellen Sie eine Zeitleiste und sagen Sie genau, was Sie an jedem Kontrollpunkt erwarten, sagt Brown-Philpot.

Gemeinsam Fehler beheben. Wenn das Delegieren nicht gut läuft, sollten Sie offen sein, was nicht funktioniert. Stellen Sie eine Reihe ehrlicher Fragen: Hatten Sie alle Informationen, die Sie brauchten? Brauchen Sie eine Ausbildung? Fühlen Sie sich dabei wohl? Beteiligen Sie sich an der Lösung, um das Gespräch von der Defensive in die Taktik zu verwandeln, sagt Nirdlinger.

Dran bleiben. Ab und zu muss man einfach Kompromisse eingehen. Manchmal kann ich meine Vision nicht verständlich artikulieren, sagt Howard. Sie müssen offen sein für die Art und Weise, wie andere Dinge tun, und auf dem Weg Optimierungen vornehmen. Selbst wenn die Aufgabe nicht perfekt erledigt wurde, wenn Sie Zeit haben, sich auf ein anderes wichtiges Projekt zu konzentrieren oder früh genug zu gehen, um ins Fitnessstudio zu gehen oder die Kinder zu verstauen, ist das ein definitiver Gewinn.