Egal, ob Sie Ihre Hochzeitsfeier aufgrund von COVID-19-Vorkehrungen oder anderen unvorhersehbaren Umständen absagen müssen, zu wissen, wo Sie anfangen sollen, kann ernsthafte Kopfschmerzen bereiten. Das gilt sowohl für die Logistik und die emotionale Wirkung. Von der Absage oder Verschiebung des Veranstaltungsortes bis zur Übermittlung aktualisierter Informationen an die Gäste – es kann ziemlich schnell zu einer überwältigenden Tortur werden.
Um herauszufinden, wie Paare das Problem so nahtlos wie möglich angehen können, haben wir den Eventplaner angezapft Rebecca Gardner . In erster Linie möchte sie, dass alle wissen, dass es in Ordnung sein wird.
Dies ist eine außergewöhnliche und verheerende Zeit für so viele Menschen – mein Herz geht an alle unsere Kunden, die ihre Hochzeiten verschieben mussten, sagt Gardner.
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Versuchen Sie, das Datum zu verschieben – nicht abbrechen
Sofern Sie und Ihr Partner nicht entscheiden, dass eine vollständige Absage der richtige Schritt für Sie ist, empfiehlt Gardner den Ehepartnern, nicht zu verzweifeln und alles in ihrer Macht Stehende zu tun, um den Termin zu verschieben. Bitte verschieben – nicht absagen! Stellen Sie sich vor, wie aufgeregt Ihre Freunde und Familie sein werden, zu tanzen und zu trinken, sich zu umarmen und zu feiern nach langer Quarantäne . Ich kann mir keine enthusiastischere Feier vorstellen als eine P.C.W. (Post-Corona-Hochzeit), sagt sie.
Abgesehen von sentimentalen Gründen versichert Gardner, dass das Verschieben des Datums, anstatt es aus den Büchern zu löschen, Ihnen helfen sollte, den Verlust von Einlagen zu vermeiden.
Wenn Sie [einen Ihrer Anbieter] ganz stornieren müssen, rufen Sie so schnell wie möglich an. Sie sollten angesichts der Umstände verständnisvoller sein, und wir versprechen (leider), dass Sie nicht die erste Person sein werden, die ihnen dabei helfen musste.
Finden Sie ein neues Datum
Apropos Einlagen: Gardner ermutigt Sie, diese zu bezahlen. COVID-19 gilt für die meisten Versicherungspläne für Veranstaltungsorte als höhere Gewalt, da beide Parteien möglicherweise Nachsicht bei Zahlungen und Verträgen haben. Seien Sie jedoch bereit, für Ihre neuen Wunschtermine mit dem Veranstaltungsort, dem Fotografen und allen anderen Anbietern, mit denen Sie weiterhin zusammenarbeiten möchten, stark zu sein.
Der beste Weg, um ein Steak aufzutauen
Im Herbst 2020 werde es einen Mangel an verfügbaren Veranstaltungsorten geben, sagt Gardner. Mein Team hat sechs Monate mit Veranstaltungen in den Herbst verschoben, und wir haben noch keinen Anbieter, der das Datum nicht verschieben möchte.
Aktualisieren Sie alle Verträge.
Fügen Sie alle neu überarbeiteten Zeitpläne in aktualisierte Verträge mit Ihrem neuen Datum ein. Legen Sie zunächst mit den Anbietern einen aktualisierten Zeitplan für die zu erbringenden Leistungen fest, zahlen Sie dann Ihre Anzahlungen umgehend und legen Sie überarbeitete Zeitpläne schriftlich fest, sagt Gardner.
Sei flexibel.
Was ist, wenn Ihr erster Veranstaltungsort zu Ihrem Ersatztermin gebucht ist? Auch hier werden Sie vielleicht feststellen, dass viele andere Leute beschlossen haben, ihre Feierlichkeiten auf die gleiche Jahreszeit zu verschieben, die Sie jetzt im Auge haben. Hier müssen Sie möglicherweise ein wenig Fußarbeit leisten, um einen anderen Ort zu finden.
Wenn Ihre erste Wahl nicht verfügbar ist, keine Panik, sagt Gardner. Denken Sie an andere kreative Veranstaltungsorte, die Ihrer Anzahl von Gästen Platz bieten – etwas Ungewöhnliches wie ein Museum, eine Galerie, ein historisches Haus oder ein Zelt in einem wunderschön angelegten Park.
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Einladungen bearbeiten und mit Gästen kommunizieren
Einer der unerwartetsten Faktoren in jedem Hochzeitsbudget ist, wie schnell sich die Kosten für Papierwaren summieren. Wenn Sie bereits Hochzeitseinladungen drucken lassen oder es zu spät ist, Ihre Bestellung zu stornieren – keine Sorge. Auch wenn Sie bereits offizielle Einladungen verschickt haben, ist die beste Problemumgehung, alle wissen zu lassen (per E-Mail ist wahrscheinlich am einfachsten), dass ein digitales Update auf dem Weg ist, und achten Sie bitte darauf.
Wir verwenden Papierlose Post um Gäste darauf hinzuweisen, dass sich das Datum geändert hat. Es ist die schnellste und eleganteste Option, sagt Gardner. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen zum neuen Hochzeitsdatum und Anweisungen zur Übertragung von Hotelbuchungen für Zimmerblöcke beifügen.
Sie können für Ihre Gäste noch einen Schritt weiter gehen und Hotels kontaktieren, in denen Sie Zimmerblockierungen vorgenommen haben, um zu versuchen, Rückerstattungen für sie auszuhandeln. Auch hier werden die Hotels unter den gegebenen Umständen hoffentlich Verständnis haben, sogar begierig, Unterkünfte zu Ihrem zukünftigen Datum umzubuchen.
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