Schritt 1: Verifizierte Belege und Geldautomatenbelege verwerfen

Fast alle Ihre Finanzunterlagen lassen sich in drei Kategorien einteilen: Unterlagen, die Sie nur für ein Kalenderjahr oder weniger aufbewahren müssen, Unterlagen, die Sie sieben Jahre lang aufbewahren müssen (das typische Zeitfenster, in dem Ihre Steuererklärung geprüft werden kann), und Papiere, an denen Sie auf unbestimmte Zeit hängen sollten.

Müssen Sie zum Beispiel wirklich all diese Geldautomaten-Abhebungsbelege aufbewahren? Nein. Nachdem Sie die Angaben in Ihrem Online-Konto oder auf Ihrer Monatsabrechnung überprüft haben, können Sie den Geldautomatenschein wegwerfen. Gleiches gilt für Einzahlungsscheine und Kreditkartenbelege. Bewahren Sie keine Kaufbelege für kleinere Einkäufe auf, nachdem Sie den Artikel einige Male zufriedenstellend verwendet haben oder die Garantie abgelaufen ist. Bewahren Sie Quittungen für größere Anschaffungen auf (alle Artikel, deren Wiederbeschaffungskosten den Selbstbehalt Ihrer Hausbesitzer- oder Mieterversicherung übersteigen).

Kurz nach Ende des Kalenderjahres werden Sie wahrscheinlich in der Lage sein, eine Menge zusätzliches Papier wegzuwerfen (oder sicherer zu schreddern), einschließlich Ihrer Gehaltsschecks, monatlichen Kreditkarten- und Hypothekenabrechnungen, Stromrechnungen (wenn sie es nicht sind). für geschäftliche Abzüge benötigt) und monatliche oder vierteljährliche Berichte von Makler- und Investmentfondsgesellschaften für das Vorjahr.

'Normalerweise wird die Aktivität des gesamten Jahres detailliert auf Ihrer Abschlusserklärung zum Jahresende aufgeführt, wodurch jede andere Erklärung überflüssig wird', sagt Ed Slott, ein CPA im Rockville Center, New York. Ihre endgültige Gehaltsabrechnung und das Formular W-2 dokumentieren beispielsweise alle Ihre Einkünfte für das Jahr, wenn Sie für eine andere Person arbeiten; Wenn Sie selbstständig sind, tun Ihre 1099-Formulare dasselbe für Sie. Ebenso versenden die meisten Investmentgesellschaften und einige Kreditkartenherausgeber im Januar umfassende Aufstellungen. „Bewahren Sie die monatlichen Updates auf, bis Sie sie mit den Jahresendzusammenfassungen abgleichen“, sagt Slott.

Schritt 2: Halten Sie sich bis zu sieben Jahre lang an die Abschlusserklärungen

Sie müssen jedoch diese endgültigen Kreditkartenabrechnungen zusammen mit Ihren W-2s und 1099s mindestens drei Jahre lang aufbewahren, vorzugsweise sieben. Der Internal Revenue Service hat ab dem Datum, an dem Sie Ihre Steuererklärung eingereicht haben, bis zu drei Jahre Zeit, um diese auf Fehler zu untersuchen, und bis zu sechs Jahre, um eine Prüfung durchzuführen, wenn der Verdacht besteht, dass Sie Ihr Bruttoeinkommen um 25 Prozent oder mehr zu niedrig angegeben haben. (Es gibt keine Verjährungsfrist für Personen, die vorsätzlich Betrug begangen haben.) Tatsächlich müssen Sie alle Unterlagen, die Ihre Rückkehr belegen, bis zum Schließen dieses Auditfensters aufbewahren. Unter den zusätzlichen Dokumenten, die Sie aufbewahren sollten: stornierte Schecks und Quittungen für alle abzugsfähigen Betriebsausgaben (z - Krankheitskosten, Unterhalt, Hypothekenzinsen und Grundsteuerzahlungen.

Sofern Sie nicht wissentlich eine falsche Steuererklärung eingereicht haben, können Sie diese Belege nach drei bis sieben Jahren einwerfen, je nachdem, wie einfach Ihre Steuersituation ist.

Aber werfen Sie nicht die tatsächlichen Steuererklärungen oder die Jahresendzusammenfassungen Ihrer Kapitalanlagekonten weg, auch wenn die Chancen einer Prüfung so gut wie verschwunden sind. Diese Dokumente nehmen nicht viel Platz ein und können für die zukünftige Finanzplanung sehr nützlich sein.

Aus Versicherungsgründen sollten Sie auch Quittungen für größere Anschaffungen und Quittungen, aus denen hervorgeht, wie viel Sie für Heimwerkerarbeiten bezahlt haben, auf unbestimmte Zeit aufbewahren, um potenzielle Käufer zufrieden zu stellen und mögliche Kapitalertragsteuern beim Verkauf Ihres Hauses zu reduzieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Bestätigungsbelege aufzubewahren, die die Benennung des Begünstigten und den Kaufpreis von Aktien, Investmentfonds und anderen von Ihnen gehaltenen Anlagen enthalten; Bewahren Sie diese Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit auf, denn eines Tages, sagt Slott, 'müssen Sie oder Ihre Erben genau wissen, wie viel Sie gezahlt haben, um den Gewinn aus Ihrer Investition für Steuerzwecke zu ermitteln.'

Schritt 3: Geben Sie Ihren Papieren ein Zuhause

Wenn Sie einen freien Raum oder eine Ecke haben, die Sie als den Ort bezeichnen können, an dem Sie sich mit Papierkram befassen, großartig; Wenn nicht, reicht eine Schublade, ein Schrank oder ein Schrank, in dem Sie Rechnungen und aktuelle Aufzeichnungen aufbewahren können, in der Nähe eines Tisches, auf den Sie Schecks schreiben können. Was das Material angeht, werden Ordner oder Manila-Umschläge zum Ablegen der Papiere nützlich sein, ebenso wie ein Aktenschrank oder eine Pappschachtel, um die Unterlagen aufzubewahren.

Bewahren Sie Ihr Testament, Ihre Geburts- und Heiratsurkunden, Versicherungspolicen, Eigentumsurkunden und andere dauerhafte Unterlagen an einem sicheren, aber zugänglichen Ort in der Nähe Ihrer anderen Finanzdokumente auf, damit Sie und Ihre Erben bei Bedarf immer schnell darauf zugreifen können .

Schritt 4: Seien Sie systematisch

Haben Sie einen Plan für die Verarbeitung des gesamten Papiers. Suchen Sie sich einen Platz aus, an dem Sie die Rechnungen ablegen – zum Beispiel einen Umschlag, eine Schublade oder einen Plastikkasten oder einen Sortierer – und werfen Sie jeden Umschlag hinein, wenn er mit der Post ankommt. Wenn Sie sich dann hinsetzen, um Ihre Rechnungen zu bezahlen, haben Sie alle Unterlagen, die Sie benötigen, an einem Ort.

Hier ist der Schlüssel: Nachdem Sie die Rechnung bezahlt oder die Abrechnung überprüft haben, reichen Sie sie sofort ein. „Ihr Ziel sollte es sein, ein Blatt Papier so selten wie möglich zu berühren, anstatt es von Stapel zu Stapel zu mischen“, sagt Paula Boyer Kennedy, Finanzplanerin im Büro von Ernst & Young in Minneapolis. „Wenn Sie die Rechnung nach dem Bezahlen wieder in die Schublade stecken, findet sie Freunde, die sich paaren und Nachkommen zeugen. Schon bald wirst du einen richtigen Wurf haben.'

Auch hier genügt ein sehr rudimentäres Ablagesystem. Die einfachste Methode ist, alles, was steuerlich relevant ist, in einen einzigen Behälter zu werfen, sobald Sie damit fertig sind – eine Schublade, ein Aktenschrank, eine Papier-Akkordeon-Datei oder sogar ein Schuhkarton reichen aus. Auf diese Weise haben Sie, wenn Sie bereit sind, Ihre Steuererklärung auszufüllen, alle erforderlichen Unterlagen zur Hand. Alternativ können Sie zu Beginn ein etwas organisierteres System mit separaten Dateiordnern für die wichtigsten Kategorien Ihres Lebens einrichten. Sie können Ihre Ordner beispielsweise nach Kontotyp (Kreditkartenauszüge, Maklerabrechnungen, Stromrechnungen usw.) oder nach Steuerkategorie (abzugsfähige Betriebsausgaben, Spenden usw.) oder nach finanziellen Zielen ( Wohnen, Altersvorsorge, College-Fonds usw.). Dies kann anfangs mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber auf lange Sicht spart es Zeit.

Schritt 5: Den Rückstand angehen

Sobald Sie ein System eingerichtet haben, müssen Sie sich immer noch mit all den Stapeln befassen, die Sie bereits angesammelt haben. Anstatt eine massive Reorganisation zu starten, sortieren Sie zunächst einen kleinen Stapel nach dem anderen. Sie können eine halbe Stunde am Tag einplanen, um alte Zeitungen zu durchforsten, vielleicht während Sie die Nachrichten schauen oder Musik hören.

Sie werden erstaunt sein, welchen Unterschied eine kleine Organisation macht. „Die Leute wissen nicht, wie viel sie zahlen, weil ihre Finanzpapiere in Unordnung geraten – eine verspätete Kreditkartenbelastung hier, ein entgangener Steuerabzug dort“, sagt Stephanie Denton, eine professionelle Organisatorin in Cincinnati. Noch größer können jedoch die langfristigen psychischen und finanziellen Vorteile sein. Sobald Sie organisiert sind, 'können Sie Ihre mentale Energie auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, wie Ihre Investitionen und Ihre finanziellen Ziele', sagt Terry Savage, Autor von Die wilde Wahrheit über Geld ( amazon.com ). 'Ihre Finanzpapiere in Ordnung zu bringen zahlt sich in aller Ruhe aus.'