Legen Sie Papier an seinen Platz

Die allgemeine Regel für Papiere ist, alles zu verwerfen. Meine Kunden sehen immer verblüfft aus, wenn ich das sage. Natürlich meine ich nicht, dass wir Papiere vollständig eliminieren sollten. Ich versuche nur zu vermitteln, wie viel Entschlossenheit wir brauchen, um nur das Nötigste auszuwählen und den Rest zu verwerfen. Papierblätter wirken so dünn; wir hängen oft daran fest, ohne wirklich nachzudenken. Je mehr Papiere wir ansammeln, desto länger dauert es, bestimmte Dokumente zu finden, und desto schwieriger ist es, sie zu ordnen.

Beginnen Sie damit, alle Ihre Papiere an einer Stelle zusammenzufassen und sich jedes einzelne anzusehen. Auch Papiere, die sich in Umschlägen befinden, sollten Seite für Seite entnommen und geprüft werden, falls Werbeprospekte oder anderes unerwünschtes Material mit ihnen vermischt werden.

Es kann hilfreich sein, Papiere in Kategorien zu sortieren, während Sie den Inhalt durchblättern. Dies macht das Ablegen, wenn Sie fertig sind, schneller und einfacher. Papiere können grob in drei Kategorien eingeteilt werden: ausstehend, speichern, weil Sie müssen und speichern, weil Sie es wollen.

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Die Kategorie ausstehend umfasst Papiere, die eine Aktion erfordern, z. B. ausstehende Rechnungen. Ich empfehle, sie alle in einer aufrechten Aktenbox aufzubewahren, bis Sie sie bearbeitet haben. Auf diese Weise werden sie nicht mit Papieren anderer Kategorien durcheinander gebracht.

Schauen wir uns als nächstes an Papiere, die wir aufbewahren müssen . Sortieren Sie sie nach Kategorien und legen Sie sie in einem Schrank oder in Ordnern auf einem Regal ab. Wenn Sie die Originale nicht aufbewahren müssen, können Sie sie scannen und elektronisch speichern. Anstatt sie beim Sortieren zu scannen, ist es in diesem Fall effizienter, sie in einen Stapel zu legen, der später gescannt werden soll, und alles in einem Durchgang zu scannen.

Die letzte Kategorie sind Papiere, die Sie aus anderen Gründen speichern möchten. Dies können Dokumente sein, die Sie als Referenz aufbewahren möchten oder solche, die Ihnen tatsächlich Freude bereiten. Aber da Rebound ein häufiges Problem ist, wenn Leute an Dingen festhalten, nur weil, denken Sie daran, dass die Grundregel für Papiere darin besteht, sie alle zu verwerfen.

In meinem Aufräumen Unterricht , wenn ein Kunde Schwierigkeiten hat, zu entscheiden, welche Papiere er behalten und welche er wegwerfen soll, stelle ich zu jedem einzelnen Fragen ab – Dinge wie Wann brauchen Sie das?, Wie lange haben Sie es schon?, Wie oft gehen Sie zurück und schauen es sich an es?, Finden Sie die gleichen Inhalte im Internet?, Haben Sie es bereits auf Ihrem Computer gespeichert?, Wie groß wäre das Problem, wenn Sie es nicht hätten?, und Macht es wirklich Freude? Wenn Sie sich dagegen sträuben, sie alle zu entsorgen, stellen Sie sich vor, ich sei gerade in Ihr Büro gekommen und habe angekündigt, alle Ihre Papiere zu vernichten. Was würdest du tun? Welche würden Sie aus dem Aktenvernichter retten?

So lagern Sie Papiere, damit Sie nie wieder abprallen

Solange Sie meine drei Aufbewahrungsregeln befolgen, werden Sie nie wieder in den Papierkram zurückkehren.

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1 Kategorisieren Sie jedes Papier bis zum letzten Blatt.

Sortieren Sie Ihre Papiere zunächst in klare Kategorien wie Präsentationen, Projektvorschläge, Berichte und Rechnungen. Verwenden Sie das System, das für Sie am besten geeignet ist. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Papiere so zu kategorisieren, dass Ihnen das Leben leichter fällt.

zwei Lagern Sie Ihre Papiere aufrecht.

Für optimale Effizienz ist es entscheidend, Papiere in einem Hängeregistratursystem aufzubewahren. Legen Sie jede Kategorie von Papieren in einen separaten Ordner und bewahren Sie sie in einem Aktenschrank oder aufrecht in einer Aktenbox auf einem Regal auf. Wenn Sie sie auf diese Weise aufbewahren, können Sie leicht sehen, wie viele Papiere Sie haben. Es sieht auch ordentlich und aufgeräumt aus.

3 Erstellen Sie eine ausstehende Box.

Bewahren Sie nur die Papiere auf, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Wenn Sie ausstehende Papiere bearbeitet haben, entsorgen Sie diejenigen, die nicht aufbewahrt werden müssen.

Nachdem Sie Ihre Papiere sortiert und entschieden haben, wo jede Kategorie hingehört, sehen Sie sich Ihren Arbeitsplatz an und bestimmen Sie den maximalen Platz, den Sie für die Aufbewahrung zur Verfügung haben. Wenn du das überschreitest Speicherkapazität , Papiere werden überlaufen. Das ist ein Signal, dass Sie das, was da ist, noch einmal überprüfen müssen. Durch diese regelmäßige Überprüfung können Sie Ihre Papiere jederzeit aufgeräumt halten.

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Ein Bestseller, den Sie eines Tages lesen wollten, ein Buch über Buchhaltung, das Sie gekauft haben, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern, ein Buch, das Sie von einem Kunden erhalten haben ... Welche Arten von Büchern haben Sie in Ihrem Arbeitsbereich?

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Bücher sind mit wertvollem Wissen gefüllt, das uns bei unserer Arbeit helfen kann. An unserem Schreibtisch oder in unseren Bücherregalen können sie uns Inspiration oder Geborgenheit geben. Sie zu lesen kann unsere Motivation steigern, und sie allein können unserem Raum eine persönliche Note verleihen. In Wirklichkeit führen wir Bücher bei der Arbeit jedoch oft aus den falschen Gründen.

Eine meiner Kunden hatte in ihrem Büro ein Bücherregal voller ungelesener Bücher. Als wir sie gezählt haben, waren es über 50, und mehr als die Hälfte saß seit zwei Jahren oder länger im Regal. Ich werde in meinem nächsten Urlaub so viel wie möglich lesen , erklärte sie. Als wir uns wieder trafen, war ich jedoch nicht überrascht zu hören, dass sie mittendrin aufgegeben hatte. Die meisten Bücher, die sie gelesen hatte, waren ihre letzten Einkäufe. Sie ungelesen zu lassen, schien so eine Verschwendung, dass ich beschloss, schnell zu lesen, um sie durchzulesen, sagte sie. Aber ich hatte das Gefühl, es nur aus Pflichtgefühl zu tun. Es hat mir keine Freude gemacht. Das schien mir noch mehr Verschwendung, also beschloss ich, viele von ihnen gehen zu lassen. Am Ende beschloss sie, nur 15 sorgfältig ausgewählte in ihrem Büro zu behalten.

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Beginnen Sie beim Aufräumen Ihrer Bücher damit, sie alle an einem Ort zu sammeln. Vielleicht denken Sie, es wäre besser, sie einfach auszuwählen, indem Sie sich die Titel ansehen, während sie sich noch in Ihrem Bücherregal befinden, aber bitte überspringen Sie diesen Schritt nicht. Bücher, die zu lange im Regal geblieben sind, sind Teil der Szenerie geworden. Ihr Verstand registriert sie nicht, selbst wenn sie direkt in Ihrer Sichtlinie sind, und das macht es schwierig zu entscheiden, welche Freude auslösen. Nur wenn Sie jedes einzelne in Ihre Hände nehmen, können Sie sie tatsächlich als separate Einheiten sehen.

Wenn es Ihnen schwerfällt zu beurteilen, ob ein bestimmtes Buch Freude macht oder nicht, versuchen Sie, sich bestimmte Fragen zu stellen. Wann hast du es zum Beispiel gekauft? Wie oft hast du es gelesen? Willst du es noch einmal lesen?

Eine andere Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, welche Rolle dieses Buch in Ihrem Leben spielt. Bücher die Freude machen sind diejenigen, die Sie motivieren und anregen, wenn Sie sie lesen und erneut lesen, diejenigen, die Sie glücklich machen, wenn Sie wissen, dass sie da sind, diejenigen, die Sie über die neuesten Informationen auf dem Laufenden halten und diejenigen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit besser zu erledigen, wie z Anleitungen.

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Eine letzte Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, ob Sie dieses Buch jetzt noch kaufen würden, wenn Sie es in einer Buchhandlung gesehen hätten oder ob es in Bezug auf Ihr Interesse daran seine Blütezeit überschritten hat. Nur weil Sie dafür bezahlt haben, heißt das nicht, dass Sie jedes Buch zu Ende lesen müssen.

Der Zweck solcher Fragen besteht nicht darin, sich dazu zu zwingen, Ihre Bücher gedankenlos zu säubern. Vielmehr soll es Ihnen helfen, Ihre Beziehung zu jedem, den Sie besitzen, zu erkunden. Wenn Ihnen Bücher Freude bereiten, dann ist die richtige Wahl, so viele selbstbewusst zu behalten, wie Sie möchten.

Adaptiert von Joy at Work © 2020 von KonMari Media Inc. und Scott Sonenshein. Verwendung mit Genehmigung von Little, Brown and Company, New York. Alle Rechte vorbehalten.

Marie Kondo ist die Autorin von bestseller s Die lebensverändernde Magie des Aufräumens ($ 12, amazon.com ; $ 16, bookshop.org ) und Freude an der Arbeit (, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , und ist der Star von Aufräumen mit Marie Kondo auf Netflix. Scott Sonenshein ist Professor an der Rice University und Bestsellerautor von Strecken (, amazon.com ; 28 $, bookshop.org ) .