Legen Sie Papier an seinen Platz

Die allgemeine Regel für Papiere lautet, alles zu verwerfen. Meine Kunden sehen immer verblüfft aus, wenn ich das sage. Natürlich meine ich nicht, dass wir Papiere ganz abschaffen sollten. Ich versuche nur zu vermitteln, wie viel Entschlossenheit wir brauchen, um nur das Notwendigste auszuwählen und den Rest zu verwerfen. Papierbögen wirken so dünn; oft halten wir an ihnen fest, ohne wirklich nachzudenken. Je mehr Papiere wir anhäufen, desto länger dauert es, bestimmte Dokumente zu finden, und desto schwieriger sind sie zu ordnen.

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Beginnen Sie, indem Sie alle Ihre Papiere an einer Stelle sammeln und sich jedes einzelne ansehen. Auch Papiere, die sich in Umschlägen befinden, sollten herausgenommen und Seite für Seite überprüft werden, ob Werbebroschüren oder anderes unerwünschtes Material untergemischt ist.

Es kann hilfreich sein, Papiere in Kategorien zu sortieren, während Sie den Inhalt überfliegen. Dies macht das Einreichen, wenn Sie fertig sind, schneller und einfacher. Papiere können grob in drei Kategorien eingeteilt werden: ausstehend, speichern, weil Sie müssen, und speichern, weil Sie es wollen.

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Die Kategorie „Ausstehend“ umfasst Papiere, für die eine Aktion erforderlich ist, z. B. ausstehende Rechnungen. Ich empfehle, sie alle in einer aufrechten Aktenbox aufzubewahren, bis Sie sich damit befasst haben. Auf diese Weise werden sie nicht mit Papieren in anderen Kategorien vermischt.

Sehen wir uns als Nächstes die Papiere an, die wir aufbewahren müssen . Sortieren Sie sie nach Kategorien und legen Sie sie in einem Schrank oder in Ordnern auf einem Regal ab. Wenn Sie die Originale nicht aufbewahren müssen, können Sie sie scannen und elektronisch speichern. Anstatt sie beim Sortieren zu scannen, ist es in diesem Fall effizienter, sie auf einen später zu scannenden Stapel zu legen und das Scannen auf einmal durchzuführen.

Die letzte Kategorie sind Papiere, die Sie aus anderen Gründen aufbewahren möchten. Dies können Dokumente sein, die Sie als Referenz aufbewahren möchten oder die Ihnen tatsächlich Freude bereiten. Aber da Rückprall ein häufiges Problem ist, wenn Leute an Dingen festhalten, nur weil, bedenken Sie, dass die Grundregel für Papiere darin besteht, sie alle zu verwerfen.

Wenn ein Kunde in meinen Aufräumstunden Schwierigkeiten hat, zu entscheiden, welche Papiere er behalten und welche er wegwerfen soll, feuere ich Fragen zu jedem einzelnen ab – Dinge wie Wann brauchen Sie das?, Wie lange haben Sie es schon?, Wie oft gehen Sie hin zurück und schaue es an?, Kannst du die gleichen Inhalte im Internet finden?, Hast du sie bereits auf deinem Computer gespeichert?, Wie groß wäre das Problem, wenn du das nicht hättest?, und Funkt es wirklich Freude? Wenn Sie sich gegen die Prämisse sträuben, dass Sie sie alle entsorgen sollten, versuchen Sie sich vorzustellen, dass ich gerade in Ihr Büro gekommen bin und angekündigt habe, dass ich alle Ihre Papiere vernichten werde. Was würdest du tun? Welche würden Sie am liebsten vor dem Schredder retten?

So bewahren Sie Papiere auf, damit Sie nie zurückprallen

Solange Sie meine drei Regeln zur Aufbewahrung befolgen, werden Sie nie wieder zum Papierkram zurückkehren.

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eins Kategorisieren Sie jedes Papier bis zum letzten Blatt.

Beginnen Sie damit, Ihre Unterlagen in übersichtliche Kategorien wie Präsentationen, Projektvorschläge, Berichte und Rechnungen zu sortieren. Verwenden Sie das für Sie am besten geeignete System. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Papiere so zu kategorisieren, dass es Ihnen das Leben leichter macht.

zwei Bewahren Sie Ihre Papiere aufrecht auf.

Für eine optimale Effizienz ist es entscheidend, Papiere in einem Hängeregistratursystem aufzubewahren. Legen Sie jede Kategorie von Papieren in einen separaten Ordner und lagern Sie sie in einem Aktenschrank oder aufrecht in einer Aktenbox, die auf einem Regal steht. Wenn Sie sie auf diese Weise aufbewahren, können Sie leicht sehen, wie viele Papiere Sie haben. Es sieht auch ordentlich und aufgeräumt aus.

3 Erstellen Sie eine Pending-Box.

Bewahren Sie nur die Papiere auf, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Wenn Sie ausstehende Papiere bearbeitet haben, verwerfen Sie diejenigen, die nicht aufbewahrt werden müssen.

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Nachdem Sie Ihre Papiere sortiert und entschieden haben, wo jede Kategorie hingehört, sehen Sie sich Ihren Arbeitsbereich an und bestimmen Sie den maximalen Platz, der Ihnen für die Aufbewahrung zur Verfügung steht. Wenn Sie diese Speicherkapazität überschreiten, beginnen die Papiere überzulaufen. Das ist ein Signal, dass Sie überprüfen müssen, was da ist. Durch diese regelmäßige Kontrolle können Sie Ihre Papiere jederzeit aufgeräumt halten.

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Corral Ihre Büchersammlung

Ein Bestseller, den Sie eines Tages lesen wollten, ein Ratgeberbuch über Buchhaltung, das Sie gekauft haben, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern, ein Buch, das Sie von einem Kunden erhalten haben … welche Art von Büchern haben Sie in Ihrem Arbeitsbereich?

Bücher sind voll von wertvollem Wissen, das uns bei unserer Arbeit helfen kann. Auf unseren Schreibtischen oder in unseren Bücherregalen können sie uns Inspiration oder ein Gefühl der Sicherheit geben. Das Lesen kann unsere Motivation steigern, und allein das Ausstellen kann unserem Raum eine persönliche Note verleihen. In Wirklichkeit führen wir jedoch oft aus den falschen Gründen Bücher am Arbeitsplatz.

Eine meiner Kundinnen hatte in ihrem Büro ein Bücherregal voller ungelesener Bücher. Als wir sie zählten, waren es über 50, und mehr als die Hälfte stand seit zwei Jahren oder länger im Regal. Ich werde in meinem nächsten Urlaub so viele lesen, wie ich kann , erklärte sie. Als wir uns wieder trafen, war ich jedoch nicht überrascht zu hören, dass sie auf halbem Weg aufgegeben hatte. Die meisten Bücher, die sie lesen konnte, waren ihre letzten Anschaffungen. Sie ungelesen zu lassen, schien eine solche Verschwendung zu sein, dass ich beschloss, sie schnell zu lesen, um sie durchzuarbeiten, sagte sie. Aber ich fing an, mich zu fühlen, als würde ich es nur aus Pflichtgefühl tun. Es brachte mir keine Freude. Das schien noch mehr Verschwendung zu sein, also beschloss ich, viele von ihnen gehen zu lassen. Am Ende beschloss sie, nur 15 sorgfältig ausgewählte in ihrem Büro zu behalten.

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Wenn du deine Bücher aufräumst, beginne damit, sie alle an einem Ort zu sammeln. Vielleicht denkst du, es wäre besser, sie einfach auszuwählen, indem du dir die Titel ansiehst, während sie noch in deinem Bücherregal sind, aber bitte überspringe diesen Schritt nicht. Bücher, die zu lange im Regal standen, sind Teil der Kulisse geworden. Ihr Verstand registriert sie nicht, selbst wenn sie direkt in Ihrer Sichtlinie sind, und das macht es schwierig zu entscheiden, welche Freude auslösen. Nur wenn man sie in die Hand nimmt, kann man sie tatsächlich als getrennte Einheiten sehen.

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Wenn es Ihnen schwer fällt zu beurteilen, ob ein bestimmtes Buch Freude auslöst oder nicht, versuchen Sie, sich bestimmte Fragen zu stellen. Wann hast du es zum Beispiel gekauft? Wie oft hast du es gelesen? Willst du es noch einmal lesen?

Eine weitere Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, welche Rolle dieses Buch in Ihrem Leben spielt. Bücher, die Freude bereiten, sind diejenigen, die Sie motivieren und anregen, wenn Sie sie lesen und erneut lesen, diejenigen, die Sie glücklich machen, nur weil Sie wissen, dass sie da sind, diejenigen, die Sie über die neuesten Informationen auf dem Laufenden halten, und diejenigen, die Ihnen bei der Durchführung Ihrer Arbeit helfen besser, wie Handbücher.

Eine letzte Frage, die Sie stellen sollten, ist, ob Sie dieses Buch jetzt immer noch kaufen würden, wenn Sie es in einer Buchhandlung gesehen hätten, oder ob es in Bezug auf Ihr Interesse daran seine Blütezeit überschritten hat. Nur weil Sie dafür bezahlt haben, heißt das nicht, dass Sie jedes Buch zu Ende lesen müssen.

Der Zweck solcher Fragen ist nicht, sich dazu zu zwingen, gedankenlos Ihre Bücher zu löschen. Vielmehr soll es Ihnen helfen, Ihre Beziehung zu jedem zu erforschen, den Sie besitzen. Wenn Bücher Ihnen Freude bereiten, dann ist es die richtige Wahl, so viele zu behalten, wie Sie möchten.

Adaptiert von Joy at Work © 2020 von KonMari Media Inc. und Scott Sonenshein. Verwendung mit Genehmigung von Little, Brown and Company, New York. Alle Rechte vorbehalten.

Marie Kondo ist die Autorin von bestseller s Die lebensverändernde Magie des Aufräumens (, amazon.com ; , bookshop.org ) und Freude bei der Arbeit (, amazon.com ; , bookshop.org ) , und ist der Stern von Aufräumen mit Marie Kondo auf Netflix. Scott Sonenshein ist Professor an der Rice University und Bestsellerautor von Strecken (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• Von Marie Kondo und Scott Sonenshein